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Der Hürdenlauf in der Telefonakquise - über Vorzimmerdrachen, die nur ihren Job machen

Sekretärin, Vorzimmerdrachen, assistenz, AssistentinDie Debatte ob Telefonakquise noch funktioniert oder nicht, ist zwischenzeitlich schon einige Jahre in Gang. Und völlig unabhängig davon, was Ihr darüber gehört und gelesen habt, darf ich euch versichern, dass sie im Rahmen der Neukundengewinnung nach wie vor nicht wegzudenken ist – smart und modern umgesetzt ist die Telefonakquise der schnellste, direkteste, persönlichste und erfolgreichste Weg, um qualifizierte Leads zu generieren.

Kombiniert man die Telefonakquise mit modernen Methoden wie Social Selling und gibt den Teams noch die richtigen Technologien an die Hand, dann sind branchenabhängig nach wie vor Leadquoten von 5-10% absolut realistisch. Eine Studie der Rain Group hat gezeigt, dass 71% der Entscheider offen sind für Telefonate mit dem Vertrieb, wenn sie sich im Beschaffungsprozess befinden. Dieselbe Studie belegt, dass sowohl die Entscheider als auch die Akquisiteure ein Telefonat als Kanal für den ersten Austausch präferieren. Solltet Ihr Interesse an einigen Case Studies zur Neukundenakquise aus unserem Hause haben, so findet Ihr hier ein PDF-Dokument, welches euch einen sehr guten Überblick über Projekte liefert, die wir erfolgreich mit Kunden umgesetzt haben.

Was nicht heißt, dass es einfach ist. Ganz im Gegenteil, Akquise-Teams müssen immer mehr Hürden nehmen, um den gewünschten Erfolg zu erzielen.

Ich widme mich in dem heutigen Beitrag einer speziellen Hürde, die eigentlich gar keine ist. Den sogenannten „Vorzimmerdrachen“.

 

Wer oder was ist der Vorzimmerdrache?

Das Missverständnis bzw. der Fehler liegt schon darin, diese so wertvolle Rolle eines Sekretariats, einer Zentrale oder einer Assistenz mit dem Titel „Vorzimmerdrachen“ zu titulieren, ich persönlich habe den Eindruck gewonnen, dass dieser Begriff von einer sehr speziellen Art von Akquisiteuren und Vertriebsbeauftragten verwendet wird, über deren Daseinsberechtigung grundsätzlich diskutiert werden darf.

 

Jedes Unternehmen und jede Führungskraft, die eine Assistenz o.ä. Unterstützung in der täglichen Arbeit hat, weiß, wie wertvoll eine gute Assistenz ist. Und es gehört einfach zum Job, dass diese Menschen nicht einfach willkürlich weiter verbinden.

 

Aber lasst uns doch mal in die Praxis eintauchen. Der nächste Akquisetag startet, ihr loggt euch in euer CRM ein und schon ist sie da, die Liste mit den Wiedervorlagen für offene Follow-Up-Gespräche oder die Liste für die Kaltakquise. Nachdem Ihr die dringenden Wiedervorlagen abgearbeitet habt stürzt Ihr euch auf die Cold Calls, die sicherlich die größte Herausforderung darstellen.

 

Ihr ruft an, meldet euch und verlangt unter Nennung des Vornamens und Nachnamens euren gewünschten Ansprechpartner. Die Stimme am anderen Ende der Leitung erwidert „Einen Moment bitte, können Sie mir bitte nochmals Ihren Namen und Ihre Firma nennen?“.

Natürlich wiederholt Ihr euren Namen und die Firma und tief innen drin denkt Ihr euch, ok, es wird jetzt wieder diese typische Antwort kommen: „Sie/er ist in einem Meeting bzw. nicht erreichbar. Können Sie mir Ihre Rufnummer hinterlassen, sie/er meldet sich gerne zurück, wenn Bedarf besteht.“

 

Auch ich kennen dieses Gefühl in diesem Moment: wie will sie/er denn wissen, um was es geht? Wie will sie/er denn beurteilen, ob es für das jeweilige Unternehmen wirklich relevant ist? Von daher ist es elementar Wege zu finden, wie wir mit Sekretariaten und Assistenzen umgehen, denn sie sind oftmals der Schlüssel zum Verkaufsglück. Gerade je höher euer Kontakt/Ansprechpartner in der Organisation angesiedelt ist, desto wichtiger ist es diese Hebel zu haben.

 

Daher habe ich mich mal wieder in unserem Sales Development-/Tele Sales-Team umgehört und gemeinsam haben wir fünf Tipps zusammengestellt, wie auch Ihr die Damen und Herren in der Assistenz zu euren Verbündeten macht.

 

Tipp #1 – Behandelt Sie mit Respekt und Wertschätzung.

 

Es sollte eigentlich selbstverständlich sein, dass wir alle nicht nur den Entscheidern, sondern auch den Mitarbeitern unserer primären Kontaktperson Respekt und Wertschätzung entgegenbringen. Das dem nicht so ist, kann ich gerne an einem Praxisbeispiel festmachen. Seit längerer Zeit betreuen wir einen Anbieter, dessen Zielkunden Apotheken sind. Und natürlich sind die Apotheker, Inhaber, Filialleiter u.ä. die primären Ansprechpartner. Aber es gibt in Apotheken eben auch die PTAs und PKAs, also die Damen und Herren, die vorne an den Kassen im Verkauf sind. Und im Rahmen einer NPS-Erhebung hat sich herauskristallisiert, dass ein gewisser Anteil der Außendienst-Mitarbeiter dieses Anbieters wohl mehr oder weniger grußlos, an den Damen und Herren vorbeimarschiert und direkt ins Büro des Apothekers gegangen sind. Wie die Meinung, Sicht und Wahrnehmung der PTAs und PKAs auf diese Vertriebsmitarbeiter war, könnt Ihr euch vorstellen, oder?

 

Wenn gleich es sich hier nicht um eine klassische Assistenz handelt, so führt der Weg in den Apotheken halt oft über die Teams, die vorne an der Front stehen.

 

Also egal, ob es sich um Sekretariate, Assistenzen oder „Front Office“-Mitarbeiter handelt, Freundlichkeit und Empathie zahlt sich aus. Ein kurzes Schwätzchen bricht das Eis, Ihr lernt die Damen und Herren mit jedem Kontakt besser kennen.

 

Vergesst bitte niemals, dass diese MitarbeiterInnen jeden Tag eine Vielzahl von Anrufen, Emails oder besuchen bekommen, warum sollten sie also gerade euch den Weg ebnen? Versetzt euch einfach in die Rolle dieser Menschen und Ihr werdet schnell erkennen, dass ein persönlicher Zugang elementar ist.

 

Tipp #2 – Baut Vertrauen auf.

 

Macht euch im Vorfeld über das Unternehmen und die Personen schlau. Das Wissen über aktuelle Gegebenheiten im Unternehmen und die zu adressierende Persona wird euch helfen. Gab es gerade Auszeichnungen? Wurde der Zielkontakt befördert? Was auch immer, jedes noch so kleine Detail kann hilfreich sein und kann in der Konversation an der richtigen Stelle verwendet werden. Auch hier gibt es Technologien, die euch helfen diese relevanten Signale in Echtzeit zu empfangen. Wir in der PHOCUS DC setzen ein Tool ein, welches uns täglich bis zu 35.000 Signale aus den Unternehmen in der deutschsprachigen Region liefert. Dieses Wissen wird euch von der Vielzahl anderer Anrufer differenzieren, es erlaubt euch einen wesentlich professionelleren und inhaltlich fundierten Einstieg in das Gespräch. Die Sekretariate und Assistenzen erkennen sofort, dass Ihr euch mit den Unternehmen und dem Ansprechpartner auseinandergesetzt habt.

 

Tipp #3 – Der „Warm-up“ und Beziehungsaufbau.

 

Nutzt jeden Kanal im Vorfeld des Erstkontaktes und vor allem nach dem ersten Telefonat, um mit der Assistenz und den Sekretariaten eine Beziehung aufzubauen. Es ist doch völlig sinnfrei, sich auf XING und LinkedIn nur mit den Entscheidern zu vernetzen, warum auch nicht mit der Assistenz und dem Sekretariat? Warum nicht auch der Assistenz eine kurze E-Mail nach dem Telefonat senden, in dem Ihr nochmals kurz zusammenfasst, was Ihr miteinander besprochen habt? Behandelt diesen Personenkreis einfach analog wie Ihr eure Entscheider behandelt, was spricht dagegen? Warum nicht auch ihr einen Link zu einem Blogartikel oder zu einem Whitepaper senden, in dem Ihr das Thema, über welches Ihr mit eurem Kontakt sprechen wollt, kurz vorstellt oder zeigt, was Ihr für andere Unternehmen gemacht habt?

 

Tipp #4 – Kontakt außerhalb der regulären Arbeitszeiten.

 

Ok, zugegebenermaßen hat dies jetzt weniger damit zu tun sich die Assistenz als Verbündeten aufzubauen, hier geht es eher um das konkrete Umschiffen der Assistenzen. Entscheider erreicht Ihr oftmals außerhalb der „regulären Arbeitszeiten“, versucht es doch mal um 7:30 oder um 17.30 Uhr oder gegen die Mittagszeit. Ich persönlich kenne relativ viele Entscheider, die keinen Mittag machen, die gerne sehr früh am Start oder auch mal gerne in den Abend rein arbeiten – perfekte Zeitpunkte, für all diejenigen unter euch, die die Assistenz gezielt umgehen möchten. Eher aufstehen oder länger bleiben lohnt sich durchaus. 

 

Tipp #5 – Seid selbstbewusst.

 

Wenn Ihr im Gespräch mit der Assistenz sehr zögerlich und unsicher auftretet, dann ist das genauso wenig förderlich, wie in dem Gespräch mit dem eigentlichen Entscheider. Es ist dieser gelungene Mix zwischen Selbstvertrauen, Bestimmtheit ohne dabei wie eine arrogante Dampfwalze zu wirken. Und auch bei der Assistenz gilt, dass das Zuhören sehr wichtig ist. Ich hatte letzthin wieder einen Anruf von einem Vertriebsmitarbeiter einer Employer-Engagement-Plattform, der mal wieder alles falsch gemacht hat, was er nur falsch machen kann. Erstens wäre er bei einer Kollegin von mir, an der richtigen Adresse gewesen und zweitens hat er meine Zwischenfragen, die ich stellen wollte, einfach übertönt. Ich hatte drei, vier Wörter gesprochen, schon fiel er mir ins Wort. Dampfwalze ist hier noch milde ausgedrückt.

 

Es ist logisch, dass diese fünf Tipps nicht der „one-size-fits-all“ Ansatz sind, aber versucht es einfach mal, ich bin davon überzeugt, dass es euch helfen wird. Wichtig ist, dass Ihr aber auch den entsprechenden Mindset dazu habt, die Assistenz ist euer Freund und nicht der Vorzimmerdrache. Ich habe es selbst vor kurzem wieder erlebt. Ich hatte einen tollen Termin bei einem möglichen Neukunden, der Termin war klasse, ich war zügig in der Konzept- und Angebotsausarbeitung und ich kam an die beiden Geschäftsführer nicht mehr ran. Keine Antwort auf Mails, auf Anrufe, auf Sprachnachrichten – wieder mal sprichwörtlich abgetaucht. Zu guter Letzt habe ich die Sekretärin der beiden Geschäftsführer angerufen, mit ihr fand im Vorfeld auch schon die Terminabstimmung statt und siehe da, alles wunderbar. Sie erzählte mir, dass beide bis über die Ohren in einigen sehr umfänglichen Kundenverhandlungen sind und so weiter und so fort und wir konnten den Folgetermin ansetzen, der nun nach Abschluss dieser Verhandlungsphasen liegt.

 

In dem Sinne viel Spaß und Erfolg bei der Akquise und solltet Ihr mal professionelle externe Unterstützung benötigen, lasst uns gerne telefonieren.

Expertengespräch vereinbaren

Happy Selling wünscht euch

Philipp

Bildquelle:Adobe Stock

 

 

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