Umsatzeinbruch und dessen negativer Lauf - 12 Tipps wie Vertriebsmitarbeiter aus dem Tal der Tränen kommen

Jeder Mitarbeiter der lange genug im Vertrieb, unabhängig von seiner Funktion mitgewirkt hat, durchläuft früher oder später eine Phase, in der wir alle im Vertrieb das machen können was wir wollen – wir holen uns trotz Bemühungen eine Absage nach der anderen ein. Dabei ist es irrelevant, welche Rolle wir im Vertrieb haben: Sales Development, Inside Sales, Tele Sales, Customer Success/Renewal Manager, Account Manager/Außendienst oder Key Account Manager.

Der einzige Unterschied besteht darin, dass einigen die Terminvereinbarung und die Generierung von qualifizierten Leads nicht gelingen. Manche scheitern bei der Erzielung von Vertragsabschlüssen. Das Gefühl ist definitiv in allen Rollen identisch. Auch ich kann aus eigener Erfahrung berichten, dass es sich alles andere als gut anfühlt. Der Zweifel beginnt einem an allen Ecken und Enden zu nagen:

• Was mache ich falsch?
• Sind unsere Produkte, Services und Lösungen nicht mehr marktadäquat?
• Adressieren wir die falschen Zielkundensegmente oder Buyer-Personas?  
• Was macht der Wettbewerb anders?

In dem nachstehenden Beitrag werde ich immer wieder auf meine persönliche Erfahrung referenzieren, aus der Sie sicherlich etwas mitnehmen können.

Dieses Tal der Tränen kann sich völlig unterschiedlich ankündigen. Ich habe mich zu dem Thema intern mit einigen Kollegen und Kolleginnen ausgetauscht und wir kamen zu dem Entschluss, dass es nicht nur diesen einen Weg zum Tal gibt. Einige aus unserem Team sagten, dass es wie ein sukzessiver Prozess sei. Bei mir persönlich passiert es über Nacht. Gerade wenn es bei mir richtig gut läuft und ich fast schon etwas verwöhnt bin, passiert es von einem Moment auf den anderen. Offerierte Projekte werden aus den unterschiedlichsten Gründen nicht umgesetzt. Angebote bei denen alles klar zu sein scheint, gelangen an die   Mitbewerber. Es kommen weniger Inbound Leads und die proaktive Marktansprache erzielt unterirdische Quoten. Es ist zum Verzweifeln und Haare raufen. Manchmal möchten wir im Vertrieb die Wut und die Enttäuschung einfach in die Welt hinausschreien. Aber, ist das die Lösung?

Definitiv nicht! Daher haben wir für euch nachstehend   12 Tipps zusammengestellt, wie wir in der PHOCUS DC in den unterschiedlichsten Rollen, Funktionen und Aufgaben im Vertrieb damit umgehen, um dieses Tal der Tränen möglichst schnell wieder zu verlassen.

1) Persönlich wachsen und sich verbessern

Mario Martinez Jr., CEO und Gründer von Vengreso, sagte in einem Podcast einmal: “In order for your business to grow, you have to grow, this requires an honest assessment of your deficiencies. Once it’s done, plug the hole!”

Dem stimmen wir vollkommen zu. Man sollte einen negativen Lauf dazu nutzen, schonungslos und ehrlich bestehende Defizite zu analysieren und Optimierungspotenziale zu entdecken. Hierfür ist es ab und an hilfreich einen Trainer, Coach oder eine Führungskraft hinzuzuziehen, denn manchmal kann die Verfassung schon so schlecht sein, dass man selbst die Analyse gar nicht mehr durchführen kann. Ist dies gelungen, dann geht es um die harte Arbeit des „BESSER WERDEN“. hierfür sollten Sie genau die Ressourcen nutzen, die Ihnen am besten helfen. Für den einen ist ein Vertriebstrainer/Coach die beste Wahl, andere lesen Bücher oder schauen sich Videos an und ein Teil geht den Weg eher mit vertrauten Kollegen im Team.

2) Machen Sie eine professionelle Anamnese und Exploration

Ich habe bewusst diese medizinischen Begriffe gewählt. Einerseits fühlt sich ein negativer Lauf oft wie eine Krankheit an, andererseits ist eine professionelle Anamnese und Exploration ein Weg den Ursachen auf den Grund zu gehen. Nur, wenn wir die Gründe und die Ursachen kennen, können wir gegensteuern.

Die Anamnese wird als eine systematische Befragung definiert, die sich auf den Gesundheitszustand eines Menschen bezieht.  Diese wird vom Arzt zur Erfassung von aktuellen Beschwerden, die gesundheitliche Vorgeschichte, besondere Dispositionen, die Lebensumstände und das genetische Risiko des Patienten durchgeführt. Die Exploration dagegen steht für den Prozess der gezielten Erhebung von physischen oder psychischen Krankheitsbefunde durch den Arzt.

Also stellen Sie sich die folgenden Fragen, als wären Sie selbst ein Arzt:

• Was hat sich in den letzten Wochen geändert?
• Wann habe ich die Veränderung wahrgenommen?
• Welche sind die hartnäckigsten und beständigsten Symptome?

Wenn Sie diese Analyse wirklich im Detail durchführen, können Sie oftmals an Gründen gelangen, die gar nichts mit Ihnen selbst als Person zu tun haben. Sie werden es merken, dass Sie schlichtweg den erfolgreichen Prozess nicht mehr konsequent einhalten und deshalb abschweifen.                                                                                                           

Im Folgenden einige Beispiele dazu:

• Verbindlichkeit: Alle die mich kennen, wissen, dass ich persönlich ein großer Verfechter davon bin, keinen Verkaufsdialog zu beenden, ohne optimaler Weise den nächsten Schritt fixiert zu haben. Sollten Sie ähnlich agieren, prüfen Sie bitte, ob es gegebenenfalls daran liegt, ob Sie mit der Verbindlichkeit etwas „geschludert“ haben.
• Follow Up: Vertriebs MitarbeiterInnen, die in der Regel nach Meetings, Calls, Online-Meetings o.ä. immer eine kurze Zusammenfassung an Ihre Kunden sendeten, hörten damit plötzlich auf, weil es gegebenenfalls zu viel zu tun gab.
• Reaktionsgeschwindigkeit: Es gibt zahlreiche Statistiken und Studien, die belegen, dass bei Anfragen an potenzielle Lieferanten ein Großteil der Aufträge an den Anbieter vergeben wird, der als erster reagiert. Also kann es sein, dass sich die Reaktionszeiten bei den Inbound Leads verlängert haben.

Dies sind nur drei von vielen möglichen prozessualen Gründen, die dazu führen können, dass es eben nicht mehr wie gewohnt läuft. Fehler erkannt, Gefahr gebannt! Deswegen sollten Sie immer darauf achten, dass Sie einen bewährten Prozess so lange aufrechterhalten, so lange dieser Funktionalität und Ergebnisse liefert.

3) Schluss mit Wunschdenken

Loslassen tut weh, macht im Vertrieb aber oft Sinn. Viel zu oft halten sich Vertriebs MitarbeiterInnen an unterqualifizierten Leads oder Opportunities fest. Wenn der Wunsch „Vater des Gedankens wird“, dann ist der Vertriebs-Crash vorprogrammiert. Das Resultat dessen ist, dass Sie viel zu viel Zeit in falsche Accounts investieren, während Sie die Zeit besser in relevante Accounts investieren könnten.

Für mich ist dieser Aspekt auch immer wieder mal ein Thema, weil ich persönlich per se ein Charakter bin, der sehr gerne „Missionarsarbeit“ leistet und auch viel Zeit in Accounts investiert, in die die noch weit weg davon sind, mit uns kurzfristig ins Geschäft zu kommen. Andererseits ist es einfach großartig zu sehen, wie man durch diese nachhaltige „Education“ loyale Kunden entwickeln kann, da die Entscheider auf der Kundenseite dies in der Regel durchaus auch zu schätzen wissen.

Aber in der beschriebenen Situation des radikalen Umsatzeinbruchs und des negativen Laufs sind diese Accounts schlichtweg kontraproduktiv. Hier gilt es mit aller Konsequenz sich auf die Accounts zu fokussieren, die einen akuten Schmerz haben und kurzfristig eine Lösung benötigen. Haben Sie das Tal durchschritten, dann empfehle ich Ihnen wie gewohnt sich auch wieder um die Missionarsarbeit zu kümmern.

4) Seien Sie dankbar

Wenn Sie in so ein richtiges Umsatzloch fallen, dann kann es sein, dass plötzlich Alles schlecht und negativ wahrgenommen wird. Spätestens wenn Sie morgens bereits mit „bad vibes“ das Bürogebäude betreten, sollten Sie alles tun, um auf positive Gedanken zu kommen. Gehen Sie ins Büro und erfreuen sich bewusst an Themen, die der Grund dafür sind, dass Sie bei dem Unternehmen arbeiten. Egal ob es der Spaß mit den Kollegen und der Teamzusammenhalt, fördernde Führungskräfte, ein umgänglicher Geschäftsführer, loyale Kunden, herausfordernde Aufgaben, der kurze Weg zum Büro oder was auch immer ist – kippen Sie die Gedanken um. Manchmal kann es hilfreich sein, jeden Tag ein, zwei oder drei dieser positiven Aspekte beim Frühstück oder auf dem Weg ins Büro niederzuschreiben.

Bedanken Sie sich täglich bei Leuten, die Ihnen ein gutes Gefühl geben. Ich gehe beispielsweise in „harten Zeiten“ öfter in meine absolut favorisierte Kaffeerösterei namens „Machhörndl“ in Nürnberg. Dort genieße ich den Cappuccino noch intensiver und bedanke mich bei dem Barista für das Geschmackserlebnis, welches er mir beschert – vor allem wenn er die äthiopischen Bohnen verwendet. Bedanken Sie sich bei Kollegen, die einfach immer gut drauf sind und Ihnen immer ein Lachen schenken.

Dankbarkeit erzeugt in Konsequenz positive Einstellungen und Ergebnisse.

5) Setzen Sie die Ziele runter

Im Tal der Tränen ist der Druck noch größer, als er bereits schon ist. Da macht es oft Sinn den Druck bewusst rauszunehmen und die Ziele herunter zu setzen. Es hilft oft schon die qualitativen Ziele (Termine, Leads, Vertragsabschlüsse) durch quantitative Ziele zu ersetzen. Denn quantitative Ziele können Sie selbst beeinflussen, qualitative Ziele sind in diesen Phasen eher nur bedingt beeinflussbar. Sonst würden Sie nicht da stehen wo Sie gerade sind. Beispielsweise kann es für einen Sales Development Mitarbeiter Sinn machen anstatt des Ziels „3 Leads pro Tag“ auf 80 Anrufe und 20 Entscheider Gespräche abzustellen. Das sind Ziele, deren Erreichung der Sales Development Mitarbeiter selbst steuern kann.  Sobald diese erreicht sind, verspürt man ein kleines und positives Erfolgserlebnis, was zu einem Anstieg des Selbstvertrauens und Selbstbewusstseins führt. Früher oder später wird der Lohn dann auch wieder aus den Leads und Terminen sowie aus den 20 Entscheider Gesprächen stammen.

6) Gestern war Gestern, heute ist Heute.

Eine große Gefahr während der Reise durch das Tal der Tränen ist die selbsterfüllende Prophezeiung á la: „Ich habe gestern kein Lead generiert, also wird es auch heute schwierig werden.“

Lassen Sie sich von der Vergangenheit nicht einfangen.  Lassen Sie die negativen Einflüsse nicht auf sich einwirken, unternehmen Sie stattdessen alles Mögliche, um die Situation zu meistern. Nehmen Sie das Schicksal selbst in die Hand und vergessen Sie Gestern, denn Gestern zählt heute nicht mehr.

Wenn prozessual alles beim Alten ist, dann gehen Sieeinfach mal andere Wege. Rufen Sie Wiedervorlagen an, die Sie schon seit längerem nicht mehr angesprochen haben. Wechseln Sie gezielt die Anrufzeiten. Die Account Manager/Außendienstmitarbeiter sollten einfach mal Kunden besuchen, die Ihrer Meinung nach verloren sind.

7) Höhere Taktung

Situationen wie die, über die ich gerade schreibe, gehen oft einher mit weniger Kunden, weniger Meetings, weniger Calls, weniger Online-Meetings u.ä. – weniger, weniger, weniger.

Ich habe Vertriebsmitarbeiter kennengelernt, die als Konsequenz aus dieser Situation dazu übergehen Termine, Calls und Online-Meetings auszudehnen, um die Herausforderungen des Kunden noch besser zu verstehen. Sie planen mehr Zeit für die Vorbereitung zu einem Meeting ein und investieren viel mehr Zeit in die Akquise, um Leads/Termine zu generieren.

Oft hilft aber genau das Gegenteil. In solchen Situationen darf ruhig auch das Old School Motto „Wer oben mehr reinkippt, wird unten mehr rausbekommen“, herhalten. Erhöhen Sie die Schlagzahl so gut es nur geht. Führen Sie mehr Calls durch, besuchen Sie mehr Kunden. Es genügen einige, wenige erfolgreiche Gespräche hintereinander und schon kriegen Sie die Kurve.

8) Ziehen Sie keine voreiligen Schlüsse

Wenn Sie sich im Tal der Tränen befinden, dann kommen durchaus Gedanken, wie: Werde ich jemals wieder einen Auftrag/Vertrag schreiben?

Die Konsequenz daraus ist, dass viele im Vertrieb sich dann genau auf diesen Aspekt fokussieren und mit aller Gewalt das Lead oder den Termin generieren oder den Abschluss herbeiführen wollen. Am Ende dieser Spirale entsteht eine totale Verkrampfung.

Wenn Sie sich in dieser Phase befinden, kann es durchaus sinnvoll sein den Fokus zu verlagern- Weg vom Abschluss, hin zur helfenden Unterstützung und Beratung Ihres Kunden. Manchmal kommen dann die Abschlüsse, ohne dass Sie darauf hinarbeitet.

9) Bittet um Hilfe

Oh ja, das ist wohl das härteste, was man von Vertriebs MitarbeiterInnen verlangen kann. Wir alle umgeben uns ja schon ganz gerne mit der Aura eines dickhäutigen Elefanten. Uns im Vertrieb kann nichts erschüttern. Wir strotzen vor Selbstbewusstsein und finden immer selbstständig eine Lösung. Da passt wohl dieses nach Hilfe fragen so gar nicht dazu, oder?

Es gibt definitiv keinen Grund in eine Märtyrer-Rolle zu schlüpfen. Kollegen, Vorgesetzte, Trainer, Coaches und auch Freunde – alle sind irgendwann schon mal durch diese Phase gegangen.  Gehen Sie hin, fragen Sie, bitten Sie um Hilfe. Es kommt immer wieder vor, dass allein schon durch Gespräche, neue Perspektiven für die alte Herausforderung entstehen. Manchmal helfen auch einfach ein paar aufrichtig gemeinte Worte, um wieder Vertrauen zu tanken.

10) Arbeitet früher, länger und/oder später

Bitte versteht mich nicht falsch. Gerade wir in der PHOCUS DC legen hohen Wert auf Balance, Selbstwirksamkeit und Eigenverantwortung. Da sind Phrasen wie die obige nicht wirklich passend. Aber ganz ehrlich: wenn Sie gerade mitten im Tal sind, dann ist dies die falsche Zeit für eine ausgewogene Work-Life-Balance.

Versuchen Sie mal eher zu starten oder später in den Abend hinein zu arbeiten. Es kann Ihnen maßgeblich helfen die Perspektiven zu ändern. “The act of arriving earlier or working later can change your perspective on how to achieve things”. Ja, vielleicht arbeiten Sie eben mal länger. Im Gegenzug haben Sie dadurch mehr und höhere Chancen, mit Leads und Kunden in Kontakt zu kommen. Vergessen Sie nicht, die Art und Weise wie Sie vorher gearbeitet haben, hat Sie genau in diese Situation gebracht. Denken Sie an das Zitat von Albert Einstein: „Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen, durch die sie entstanden sind.“ Genau das ist der Punkt.

11) Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie am besten können

Vertriebs MitarbeiterInnen sehen sich immer wieder gezwungen, die Komfortzone zu verlassen. Die Märkte und die Entwicklungen sind zu dynamisch, sodass sie nie schneller als heute Einzug in unser Leben halten. Es kann passieren, dass ein zu langer Aufenthalt außerhalb der Komfortzone dazu führt, dass Fehler passieren und Ziele nicht erreicht werden. Die Folge kann dann eben dieser negative Lauf sein.

Daher kann es zielführend sein, einfach mal ein paar Schritte zurückzugehen und sich in die bewährte Komfortzone zurückzuziehen. In der Komfortzone sind Sie in Ihrem eigenen Element. Da macht Ihnen keiner etwas vor, nichts wird Sie aus der Bahn werfen. Denken Sie beispielsweise an einen Vertriebsmitarbeiter eines Pumpenherstellers, der seit Jahren erfolgreich Pumpen verkauft. Plötzlich ist der Verkauf von After-Sales-Services und Maintenance ein maßgeblicher KPI in der Vertriebsorganisation. Nun ist bekannterweise der Verkauf von „imaginären Dienstleistungen“ ein gänzlich anders gelagerter Verkauf als ein klassischer Produktverkauf. Sollte der Vertriebsmitarbeiter beim Dienstleistungs-Verkauf einfach scheitern, so kann es Sinn machen, dass er sich erst einmal wieder auf den Verkauf der Pumpen fokussiert und dadurch wieder Vertrauen tankt.

12) Belohnen Sie sich

Das ist wieder mal ein Punkt, den ich für mich absolut unterschreibe. Es tut manchmal einfach gut sich in einer solchen Phase mit etwas „Überdurchschnittlichen“ zu belohnen, was momentan sogar das vorhandene „Budget“ sprengt. Ich meine damit nicht, dass Sie sich verschulden sollen oder die Kreditkarte bis zum Limit ausreizen. Aber dieses Belohnen steht für den ein oder anderen von uns in direkten Zusammenhang mit Wunscherfüllungen, Endorphine und Glückshormonen. Also, wenn es hilft, dann machen Sie es einfach – ob vernünftig oder nicht.

Zusammenfassung

Treffen kann und wird es jeden einmal. Wie die jeweilige Person damit umgeht und aus dieser Phase herauskommt, kann dagegen sehr unterschiedlich sein. Daher habe ich in dem Beitrag bewusst alle Ansätze, Ideen und Gedanken zusammengefasst, die aus den Gesprächen mit unseren Teams entstanden sind, wohlwissend, dass auch sehr gegensätzliche oder widersprüchlich anmutende Wege dabei sind. Aber genau das ist der Punkt – was dem Einen hilft, muss noch lange nicht für alle anderen zutreffend sein. Betrachten Sie daher die 12 Tipps als eine bunte Sammlung von ehrlichen, authentischen Gesprächen mit unseren Teams. Und glauben Sie mir, bei ca. 50 Leuten im Sales Development, Inside Sales und Tele Sales ist bei uns fast immer eine/r im Tal der Tränen. Wichtig ist, dass wir Hilfestellung leisten, Methoden und Tools in die Hand geben, um dem Teammitglied möglichst schnell aus dieser Situation zu helfen.

Ich kann aus meiner nun knapp 25-jährigen Vertriebserfahrung sagen, dass mir außer den Tipps 9 und 11 alle schon einmal geholfen haben, was ja auch bezeichnend ist, wie vielfältig die Gründe zum Scheitern sein können.  Über die Tatsache, dass ich selbst noch nie um Hilfe gebeten habe, denke ich jetzt dann nochmals nach.

Happy Selling

Philipp Moder

Bildquelle: Adobe Stock