B2B-Kaltakquise: Inhouse vs. Outsourcing – Was ist die richtige Wahl?

Sie stehen vor der strategischen Frage: Soll Ihr Unternehmen ein eigenes Kaltakquise-Team aufbauen oder diese Aufgabe an einen spezialisierten Dienstleister auslagern? Beide Wege haben ihre Berechtigung – doch die falsche Entscheidung kostet Sie nicht nur Geld, sondern auch wertvolle Zeit im Wettbewerb.

Wenn Sie mehr Integration in die Unternehmensprozesse, tieferes Produktwissen und langfristigen Kompetenzaufbau priorisieren, spricht vieles für Inhouse. Wenn Sie schnelle Ergebnisse, Skalierbarkeit und sofortigen Zugriff auf Expertise benötigen, ist Outsourcing die bessere Wahl. Viele mittelständische B2B-Unternehmen kombinieren heute beide Ansätze: Sie starten mit einem Outsourcing-Pilot, um Marktpotenzial zu validieren, und bauen parallel langfristig interne Kapazitäten auf.

Inhouse-Kaltakquise: Kosten, Zeitrahmen und versteckte Aufwände

Der Aufbau eines eigenen Kaltakquise-Teams klingt verlockend: volle Integration ins Unternehmen, direkter Zugriff, alle Daten bleiben intern. Doch die Realität zeigt: Die tatsächlichen Kosten werden oft unterschätzt.

Die Vollkostenrechnung pro Mitarbeiter (Beispielrechnung; Werte variieren je nach Standort, Branche und Unternehmensgröße):

• Bruttogehalt: 45.000-65.000 € pro Jahr 
• Lohnnebenkosten: +20-25 % (ca. 10.000-15.000 €)
• Rekrutierung: 3-6 Monate Vorlauf, Kosten 3.000-6.000 € pro Position
• Arbeitsplatz & Infrastruktur: 300-500 € monatlich (Büro, IT, Telefonie)
• CRM, Tools, Lizenzen: 250-400 € pro Monat und Mitarbeiter
• Onboarding, Training & Coaching: 3.000-5.000 € jährlich
• Führungskraft/Teamleitung: anteilig 12.000-20.000 € (basierend auf 5-8 MA pro Teamleiter)
• Fluktuation: Neubesetzung alle 18-24 Monate (Branchendurchschnitt)

Gesamtkosten pro FTE (Full-Time Equivalent, d. h. Vollzeit-Mitarbeiter): 80.000 bis 121.000 € jährlich – bei langfristiger Bindung und begrenzter Flexibilität.

Der Zeitfaktor: Vom Rekrutierungsstart bis zu den ersten qualifizierten Terminen vergehen realistisch 6-9 Monate. Ein Zeitraum, in dem Ihr Wettbewerb davonziehen kann. 

Wann lohnt sich Inhouse? Bei langfristigem Commitment (3+ Jahre), ausreichend Budget für mindestens 3-5 FTE (kritische Masse für Teamdynamik) und wenn Sie strategisch Kaltakquisekompetenz intern aufbauen wollen.

Outsourcing der B2B-Kaltakquise: Funktionsweise und Kostenstruktur

Wichtige Abgrenzung: Wenn wir in diesem Artikel von “Outsourcing" sprechen, meinen wir die Zusammenarbeit mit spezialisierten B2B-Telemarketing-Agenturen – nicht klassische Call-Center. Wenn Sie mehr zum Unterschied erfahren möchten, lesen Sie diesen Blogartikel.

Professionelle Telemarketing-Agenturen wie Phocus Direct bieten eine interessante Alternative zur Inhouse-Lösung. Sie stellen sofort einsatzbereite Expertise bereit, ohne monatelangen Teamaufbau. Sie als Kunde können mit einem externen Team schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren. 

Die Vorteile auf einen Blick:

• Time-to-Market: Erste qualifizierte Termine nach ca. 4-8 Wochen statt 6-9 Monaten
• Kalkulierbare Kosten: 3-Monats-Pilot ab 16.000 €, transparente Stundensätze oder FTE-Pauschalen
• Sofortige Expertise: 30 Jahre B2B-Erfahrung, geschulte Sales-Spezialisten, bewährte Gesprächskonzepte
• Skalierbarkeit: Flexibel hoch- und runterfahren je nach Marktlage oder Kampagnenzielen
• Kein Fluktuationsrisiko: Agentur garantiert Kontinuität – unser Leistungsversprechen: ab 1 FTE Doppelbesetzung (zwei Mitarbeiter decken Urlaub/Krankheit ab), Personalwechsel werden intern aufgefangen, ohne Projektunterbrechung
• Modernste Technologie inklusive: Modernste Sales-Tools (z. B. Dealfront für Zielgruppenidentifikation, HubSpot CRM, calltime für Telefonie) auf Wunsch integriert – Lizenzierung über die Agentur

Die häufigsten Bedenken – und die Antworten:

„Verlieren wir die Kontrolle?" Moderne Outsourcing-Partner arbeiten transparent mit wöchentlichem Reporting, CRM-Integration und regelmäßigen Abstimmungen. Sie behalten die strategische Kontrolle, lagern nur die Ausführung aus. Übrigens: Auch bei Inhouse-Teams ist „volle Kontrolle" in Zeiten von Remote-Arbeit oft ein Trugschluss – gerade im industriellen Umfeld sind reine Büro-Arbeitsplätze kaum noch durchsetzbar.

„Werden Datenschutz- und Compliance-Vorgaben erfüllt?" Durch Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) bleibt die Datenhoheit vollständig beim Auftraggeber, alle Kontakte werden lückenlos dokumentiert. Spezialisierte Agenturen haben etablierte Compliance-Strukturen und passen ihre Vorgaben bei Gesetzesänderungen schnell an.  

„Kann ein Externer unsere komplexen Produkte verkaufen?" Ja – wenn Sie den richtigen Partner wählen. Spezialisierte B2B-Agenturen wie Phocus Direct investieren viel Zeit in Onboarding, Produktschulungen und die Entwicklung individueller Battle Cards (=kompakte Argumentationshilfen für Vertriebsgespräche). Ein Beispiel: Bei einem Projekt für einen Photovoltaik-Anbieter generierten wir nach nur zwei Wochen erste Aufträge und ein Angebotsvolumen von über 6 Millionen Euro bei einer Investition von 68.000 €.

Weitere Erfolgsquoten aus unserer Praxis finden Sie hier:

• 15 Mio. € jährliche Sales-Pipeline für einen E-Mobilitäts-Anbieter 
• 30-facher ROI auf das Vertriebsbudget bei einem Schmierstoff-Hersteller 

Kaltakquise inhouse oder outsourcing: Welcher Ansatz passt zu Ihrem Unternehmen?

Die Wahl zwischen Inhouse und Outsourcing hängt von vier entscheidenden Faktoren ab: 

1. Zeitdruck & Wachstumsziele

• Hoher Zeitdruck (neue Märkte, Produktlaunch, Wettbewerbsdruck): → Outsourcing
• Langfristiger Aufbau (3+ Jahre Perspektive): → Inhouse oder Hybrid

2. Budget & Risikobereitschaft

• Begrenzte Ressourcen, ROI-Nachweis erforderlich: → Outsourcing-Pilot (ab 16.000 €)
• Substanzielles Budget (200.000+ € p.a.), Investitionsbereitschaft: → Inhouse

3. Produktkomplexität & Zielgruppe

• Hochkomplex, erklärungsbedürftig, technisch: → Inhouse mit 6-9 Monaten Einarbeitung oder spezialisierte B2B-Agentur (2-4 Wochen); klassische Call-Center ungeeignet
• Standardisierbar, wiederholbar: → Beide Ansätze möglich

4. Interne Vertriebsreife

• Vertrieb läuft bereits professionell, klare Prozesse: → Inhouse-Ausbau möglich
• Vertrieb in Transformation, fehlende Akquise-Expertise: → Outsourcing + Know-how-Transfer

Hybrid-Modell als Best Practice: 

Das Hybrid-Modell kombiniert externe Expertise mit internem Aufbau. Viele unserer Kunden starten mit einem Outsourcing-Pilotprojekt (3 Monate, ab 16.000 €). So testen Sie, welche Ansprache bei Ihrer Zielgruppe funktioniert und ob sich die Investition rechnet – ohne langfristige Verpflichtungen. Parallel können Sie intern Know-how aufbauen und später Teile der Akquise selbst übernehmen.

Nach 12-18 Monaten erfolgreicher Zusammenarbeit besteht auch die Möglichkeit eines vollständigen Transfers: Die erprobten Prozesse, Strukturen und teilweise sogar die eingearbeiteten Mitarbeiter werden zu Ihnen ins Unternehmen überführt – Sie übernehmen ein funktionierendes System, statt bei null zu starten.

ROI-Vergleich: Inhouse vs. Outsourcing im Überblick

Nächste Schritte: Wie Sie die richtige Entscheidung treffen

1. Analysieren Sie Ihre aktuelle Situation Prüfen Sie anhand der vier Entscheidungsfaktoren (Zeitdruck, Budget, Produktkomplexität, Vertriebsreife), welcher Ansatz zu Ihrem Unternehmen passt.
2. Kalkulieren Sie die tatsächlichen Kosten Nutzen Sie unseren ROI-Rechner Kaltakquise, um zu erfahren, was Outsourcing Sie kostet. 
3. Erwägen Sie einen Pilottest Gerade bei Unsicherheit bietet ein 3-monatiges Outsourcing-Pilotprojekt wertvolle Erkenntnisse ohne langfristige Bindung.

Sie sind unsicher, welcher Weg der richtige ist? Wir unterstützen Sie gerne bei der Entscheidungsfindung – unverbindlich und auf Basis Ihrer spezifischen Situation. Kontaktieren Sie uns für ein Gespräch auf Augenhöhe.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was kostet ein Inhouse-Kaltakquise-Team wirklich?

Die Vollkosten pro Mitarbeiter liegen ca. bei 80.000-121.000 €  jährlich, inklusive Gehalt, Lohnnebenkosten, Rekrutierung, Infrastruktur, Tools, Training und anteiliger Führung. Hinzu kommen 6-9 Monate Vorlauf bis zu ersten Ergebnissen.

Wie schnell liefert Outsourcing erste Ergebnisse?

Nach einem 2-4-wöchigen Onboarding (Briefing, Battle Cards, Gesprächsleitfäden) starten die ersten Telefonate. Qualifizierte Vertriebstermine finden typischerweise 4-8 Wochen nach Beauftragung statt.

Verliere ich beim Outsourcing die Kontrolle über den Kundenkontakt?

Nein. Professionelle Dienstleister wie Phocus Direct arbeiten transparent mit wöchentlichem Reporting, CRM-Integration, Kalender-Sharing und regelmäßigen Abstimmungen. Sie behalten die strategische Kontrolle, lagern nur die operative Ausführung aus.

Kann ein externer Partner wirklich unsere komplexen Produkte verkaufen?

Ja – spezialisierte B2B-Agenturen investieren 2-4 Wochen in umfassendes Onboarding: Produktschulungen, Entwicklung von Battle Cards, individuelle Gesprächsleitfäden und Freigabe durch Ihr Vertriebsteam. Unsere Mitarbeiter werden Teil Ihres Teams und kennen Ihre Produkte, Zielgruppen und Unternehmenskultur.

Was ist günstiger: Inhouse oder Outsourcing?

Kurzfristig (1-2 Jahre) ist Outsourcing deutlich günstiger: keine Rekrutierungs-, Infrastruktur- und Fluktuationskosten, kalkulierbare Investition. Langfristig (3+ Jahre) können Inhouse-Kosten sinken – vorausgesetzt, Sie erreichen niedrige Fluktuation und hohe Produktivität. Ein 3-Monats-Pilot (ab 16.000 €) liefert ROI-Klarheit.

Für welche Unternehmen lohnt sich Inhouse-Kaltakquise?

Inhouse lohnt sich bei: langfristigem Commitment (3+ Jahre), Budget für mindestens 3-5 FTE (kritische Masse), strategischem Ziel des Kompetenzaufbaus und bereits professionellen Vertriebsprozessen. Für Pilotphasen, Produktlaunches oder neue Märkte ist Outsourcing meist effizienter.

Gibt es ein Hybrid-Modell aus Inhouse und Outsourcing?

Ja – viele erfolgreiche Mittelständler kombinieren beide Ansätze: Outsourcing für Kaltakquise und Leadgenerierung, Inhouse-Team für Nachfassen, Angebotserstellung und Abschluss. So nutzen Sie externe Expertise für die ungeliebte „Kaltarbeit" und konzentrieren Ihr internes Team auf warme Leads und Bestandskunden.