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Kundenakquise - wie Sie gute FollowUp E-Mails verfassen

Neukundenakquise-follow_up_emailWir alle kennen die Situation im Vertrieb: Sie hatten Kontakt mit einem Entscheider und Sie haben ihm weiterführende Informationen über Ihr Produkt bzw. über Ihre Dienstleistung zukommen lassen oder ggf. bereits ein Angebot unterbreitet. Wenige Tage nach dem Kontakt beginnen Sie die telefonische Nachbearbeitung. Zu den unterschiedlichsten Uhrzeiten erreichen Sie Ihren Ansprechpartner nicht.  Viele von uns – inklusive mir – wechseln in Konsequenz den Kommunikationskanal und senden dem Ansprechpartner eine E-Mail. Hier sind 4 Tipps, wie Sie erfolgreiche FollowUp E-Mails für Ihre Neukundenakquise verfassen.

Die Art und Weise, wie diese E-Mails verfasst werden sollten, hat sich dramatisch verändert. Bis vor einiger Zeit mag es genügt haben eine Mail zu verfassen, die in etwa wie folgt lautete:

Betreff: Kontaktaufnahme
Guten Tag Herr X,
wie geht es Ihnen? Ich hoffe gut.
Wir hatten in unserem letzten Gespräch im September 2015 vereinbart, dass wir uns im November nochmals miteinander in Verbindung setzen. Da ich Sie bis dato trotz mehrfacher Anrufe nicht erreichen konnte, wollte ich mich per E-Mail melden.
Es wäre schön, wenn wir die nächsten Tage die Möglichkeit für ein kurzes Gespräch finden.
Viele Grüße
Vorname Nachname

Diese generischen E-Mails funktioniert heute sicher nicht mehr, ein Interessent hat keinen Grund auf diese E-Mail zu antworten. Und viel wesentlicher ist, dass Sie mit derartigen E-Mails keinen einzigen Schritt im Vertriebsprozess weiter kommen.

Wenn Sie die nachfolgenden 4 Tipps beherzigen, verwandeln Sie belanglose Follow-Up E-Mails in Mails, die nicht nur Response generieren, sondern es Ihnen auch erlauben den nächsten Schritt zur Entscheidung bei dem Interessenten zu gehen.

1. Integrieren Sie einen Call-To-Action (CTA)
Die Aufgabe der E-Mail besteht darin, einen nächsten konkreten Schritt auf dem Weg zur Entscheidung zu nehmen. Daher ist es elementar wichtig, einen Call-To-Action zu integrieren. Dies können Sie bereits in der Betreffzeile tun (z.B. „Einladung zum Telefontermin am 09.11.2015“) oder am Ende des E-Mails, wenn Sie die möglichen nächsten Schritte ansprechen/ankündigen.

Die Integration eines CTA kann die Neugierde und Wahrnehmung des Interessenten spürbar steigern und somit maßgeblich dazu beitragen, dass Sie eine Antwort auf Ihre Mail erhalten.

Erfahrungsgemäß haben sich folgende CTA´s als erfolgreich erwiesen:

  • Fragen Sie konkret nach einem freien Zeitfenster bei Ihrem Ansprechpartner um die Gespräche fortzuführen; oftmals hat es sich bewährt direkt 2 bis 3 feste Telefontermine vorzuschlagen.
  • Bieten Sie eine Demo, einen Webcast oder die Vorstellung eine Case Study o.ä. an, um das Interesse weiter zu steigern.
  • Oder fragen Sie Ihren Ansprechpartner offen und konkret, wie seine konkrete Vorstellung von der weiteren Vorgehensweise ist.

2. Personalisieren, besser individualisieren Sie die E-Mail
Nein, ich meine damit nicht den Ansprechpartner mit Nachnamen anzusprechen, das setze ich voraus. Sie, aber auch Ihr Ansprechpartner, haben durch das Internet, soziale Netzwerke u.a. Zugang zu einer Vielzahl von Informationen über den jeweils anderen. Alleine der Besuch des XING- oder LinkedIn-Profils Ihres Kontakt gibt Ihnen mannigfaltige Informationen: wie lange ist Ihr Ansprechpartner im Unternehmen? Wo war Ihr Ansprechpartner vorher? Was sucht er, was bietet er? Welche gemeinsamen Kontakte haben Sie? In welchen Gruppen ist er aktiv? Welche Statusmeldungen/Blogartikel hat Ihr Kontakt geschrieben? Oder gab es Pressemitteilungen, die Sie hierfür verwenden können?
Mit diesem Wissen können und sollten Sie Ihre FollowUp-Mails individualisieren.

3. Integrieren Sie relevanten Content
Ihnen ist sicherlich bewusst, dass Content heute das entscheidende und wichtigste Merkmal von Websites. Content trägt maßgeblich dazu bei, für welchen Lieferanten sich die Entscheider am Ende des Tages entscheiden. Menschen wertschätzen vertrauenswürdige Inhalte. Warum sollten Sie sich diesen Hebel nicht auch bei E-Mails zu Nutze machen?
Auch wenn es keine neue Idee ist, dass auch der Vertrieb stark mit Content arbeiten sollte, so hat sich dies in meiner Wahrnehmung noch längst nicht durchgesetzt und ist eher die Ausnahme denn die Regel.
Case Studies oder Testimonials eignen sich hervorragend. Kunden sind interessiert daran zu erfahren, was Sie für andere Kunden erfolgreich gelöst haben.
Ich persönlich arbeite sehr gerne mit passenden Blogartikeln aus unserem eigenen Blog. Besonders Artikel, die sich auf spezielle Aufgabenstellungen oder Branchen beziehen dokumentieren Ihre Kompetenz.
Egal ob Case Study, Testimonial oder Blogartikel – integrieren Sie diese in die E-Mail.

4. Die „Willst du mit mir gehen“-Frage
Wenn gleich diese E-Mails erfahrungsgemäß eine signifikant höhere Wirkung haben, so wird es dennoch immer noch einige Ansprechpartner geben, die auch auf diese E-Mails nicht reagieren. Wenn nichts mehr hilft dann verwende ich ab und an die „Willst du mit mir gehen“-Frage.

Zumindest die Älteren unter uns kennen noch die Zettel, die die Jungs den Mädchen und umgekehrt in der Schule zugesteckt haben. Da es damals noch kein Facebook, WhatsApp u.ä. gab, war es eine probate Methode das andere Geschlecht „schriftlich“ anzusprechen. Und dies erfolgte oft kurz und prägnant auf den Punkt: oben auf dem Zettel stand die entscheidende Frage „Willst du mit mir gehen?“. Darunter befanden sich 2 Kästchen zum ankreuzen, Ja und Nein.

Ich verwende diese Methode in leicht abgewandelter Form. In der Einleitung der E-Mail nehme ich nochmals Bezug auf die Historie der Kundenakquise (Information versendet, Angebot versendet o.ä.) und stelle heraus, dass leider kein Folgekontakt zu Stande gekommen ist. Um für beide Seite Klarheit und Transparenz zu schaffen integriere ich in die E-Mail beispielsweise 3 Antworten mit jeweils einer Box zum Anklicken, diese Antworten können wie folgt lauten:

  • Ja, ich habe weiterhin konkretes Interesse, bitte rufen Sie mich am ________ um _________ Uhr an.
  • Ja, ich habe weiterhin Interesse, allerdings hat sich das Projekt verschoben, bitte melden Sie sich in ___ Monaten wieder.
  • Nein danke, ich habe kein Interesse mehr.

Egal wie Ihr Ansprechpartner reagiert, Sie haben wesentlich mehr Klarheit gewonnen.
Wenn es um das Durchdringen zu relevanten Entscheidern in der Akquise geht, finden Sie hier noch mehr Tipps.

Happy selling
Philipp Moder

Automatisierte Follow-Up-Mails können mit der richtigen Technologie einfach erstellt und nachverfolgt werden. Eine davon ist HubSpot. Wie das funktioniert und was Sie mit HubSpot noch so alles anstellen können, erfahren Sie am besten in unserer HubSpot-Demo. Gleich anmelden! Jetzt zur HubSpot Demo anmelden

Bildquelle:
Fotocommunity / CC0

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