Kundenakquise - wie Du gute Follow-up E-Mails verfasst

Verwandle belanglose Follow-up E-Mails in wirkungsvolle Nachrichten, die Antworten generieren und den Vertriebsprozess vorantreiben. Integriere einen Call-To-Action, personalisiere die E-Mail, füge relevanten Content hinzu oder stelle bei Bedarf die direkte "Willst du mit mir gehen"-Frage. Mit diesen 4 Tipps steigerst Du die Response-Rate!

Wir alle kennen die Situation im Vertrieb: Du hattest Kontakt mit einem Entscheider und Du hast ihm weiterführende Informationen über Dein Produkt bzw. über Deine Dienstleistung zukommen lassen oder ggf. bereits ein Angebot unterbreitet. Wenige Tage nach dem Kontakt beginnst Du die telefonische Nachbearbeitung. Zu den unterschiedlichsten Uhrzeiten erreichst Du Deinen Ansprechpartner nicht. Viele von uns – inklusive mir – wechseln in Konsequenz den Kommunikationskanal und senden dem Ansprechpartner eine E-Mail. Hier sind 4 Tipps, wie Du erfolgreiche Follow-up E-Mails für Deine Neukundenakquise verfasst.

Die Art und Weise, wie diese E-Mails verfasst werden sollten, hat sich dramatisch verändert. Bis vor einiger Zeit mag es genügt haben, eine Mail zu verfassen, die in etwa wie folgt lautete:

Betreff: Kontaktaufnahme
Guten Tag Herr X,
wie geht es Ihnen? Ich hoffe gut.
Wir hatten in unserem letzten Gespräch im September 2015 vereinbart, dass wir uns im November nochmals miteinander in Verbindung setzen. Da ich Sie bis dato trotz mehrfacher Anrufe nicht erreichen konnte, wollte ich mich per E-Mail melden.
Es wäre schön, wenn wir die nächsten Tage die Möglichkeit für ein kurzes Gespräch finden.
Viele Grüße
Vorname Nachname

Diese generischen E-Mails funktioniert heute sicher nicht mehr, ein Interessent hat keinen Grund auf diese E-Mail zu antworten. Und viel wesentlicher ist, dass Du mit derartigen E-Mails keinen einzigen Schritt im Vertriebsprozess weiter kommst.

Wenn Du die nachfolgenden 4 Tipps beherzigst, verwandelst Du belanglose Follow-up E-Mails in Mails, die nicht nur Response generieren, sondern es Dir auch erlauben, den nächsten Schritt zur Entscheidung bei dem Interessenten zu gehen.

1. Integriere einen Call-To-Action (CTA)

Die Aufgabe der E-Mail besteht darin, einen nächsten konkreten Schritt auf dem Weg zur Entscheidung zu nehmen. Daher ist es elementar wichtig, einen Call-To-Action zu integrieren. Dies kannst Du bereits in der Betreffzeile tun (z.B. „Einladung zum Telefontermin am 09.11.2015“) oder am Ende des E-Mails, wenn Du die möglichen nächsten Schritte ansprichst/ankündigst.

Die Integration eines CTA kann die Neugierde und Wahrnehmung des Interessenten spürbar steigern und somit maßgeblich dazu beitragen, dass Du eine Antwort auf Deine Mail erhältst.

Erfahrungsgemäß haben sich folgende CTAs als erfolgreich erwiesen:

• Frage konkret nach einem freien Zeitfenster bei Deinem Ansprechpartner, um die Gespräche fortzuführen; oftmals hat es sich bewährt, direkt 2 bis 3 feste Telefontermine vorzuschlagen.

• Biete eine Demo, einen Webcast oder die Vorstellung einer Case Study o.ä. an, um das Interesse weiter zu steigern.

• Oder frage Deinen Ansprechpartner offen und konkret, wie seine konkrete Vorstellung von der weiteren Vorgehensweise ist.

2. Personalisiere, besser individualisiere die E-Mail

Nein, ich meine damit nicht den Ansprechpartner mit Nachnamen anzusprechen, das setze ich voraus. Du, aber auch Dein Ansprechpartner, habt durch das Internet, soziale Netzwerke u.a. Zugang zu einer Vielzahl von Informationen über den jeweils anderen. Alleine der Besuch des XING- oder LinkedIn-Profils Deines Kontakt gibt Dir mannigfaltige Informationen: Wie lange ist Dein Ansprechpartner im Unternehmen? Wo war Dein Ansprechpartner vorher? Was sucht er, was bietet er? Welche gemeinsamen Kontakte habt Ihr? In welchen Gruppen ist er aktiv? Welche Statusmeldungen/Blogartikel hat Dein Kontakt geschrieben? Oder gab es Pressemitteilungen, die Du hierfür verwenden kannst?
Mit diesem Wissen kannst und solltest Du Deine Follow-up Mails individualisieren.

3. Integriere relevanten Content

Dir ist sicherlich bewusst, dass Content heute das entscheidende und wichtigste Merkmal von Websites ist. Content trägt maßgeblich dazu bei, für welchen Lieferanten sich die Entscheider am Ende des Tages entscheiden. Menschen wertschätzen vertrauenswürdige Inhalte. Warum solltest Du Dir diesen Hebel nicht auch bei E-Mails zu Nutze machen?
Auch wenn es keine neue Idee ist, dass auch der Vertrieb stark mit Content arbeiten sollte, so hat sich dies in meiner Wahrnehmung noch längst nicht durchgesetzt und ist eher die Ausnahme, denn die Regel.
Case Studies oder Testimonials eignen sich hervorragend. Kunden sind interessiert daran zu erfahren, was Du für andere Kunden erfolgreich gelöst hast.
Ich persönlich arbeite sehr gerne mit passenden Blogartikeln aus unserem eigenen Blog. Besonders Artikel, die sich auf spezielle Aufgabenstellungen oder Branchen beziehen, dokumentieren Deine Kompetenz.
Egal ob Case Study, Testimonial oder Blogartikel – integriere diese in die E-Mail.

4. Die „Willst du mit mir gehen“-Frage

Wenngleich diese E-Mails erfahrungsgemäß eine signifikant höhere Wirkung haben, so wird es dennoch immer noch einige Ansprechpartner geben, die auch auf diese E-Mails nicht reagieren. Wenn nichts mehr hilft, dann verwende ich ab und an die „Willst du mit mir gehen“-Frage.

Zumindest die Älteren unter uns kennen noch die Zettel, die die Jungs den Mädchen und umgekehrt in der Schule zugesteckt haben. Da es damals noch kein Facebook, WhatsApp u.ä. gab, war es eine probate Methode, das andere Geschlecht „schriftlich“ anzusprechen. Und dies erfolgte oft kurz und prägnant auf den Punkt: Oben auf dem Zettel stand die entscheidende Frage „Willst du mit mir gehen?“. Darunter befanden sich 2 Kästchen zum Ankreuzen, Ja und Nein.

Ich verwende diese Methode in leicht abgewandelter Form. In der Einleitung der E-Mail nehme ich nochmals Bezug auf die Historie der Kundenakquise (Information versendet, Angebot versendet o.ä.) und stelle heraus, dass leider kein Folgekontakt zustande gekommen ist. Um für beide Seite Klarheit und Transparenz zu schaffen, integriere ich in die E-Mail beispielsweise 3 Antworten mit jeweils einer Box zum Anklicken, diese Antworten können wie folgt lauten:

• Ja, ich habe weiterhin konkretes Interesse, bitte rufen Sie mich am ________ um _________ Uhr an.

• Ja, ich habe weiterhin Interesse, allerdings hat sich das Projekt verschoben, bitte melden Sie sich in ___ Monaten wieder.

• Nein danke, ich habe kein Interesse mehr.

Egal wie Dein Ansprechpartner reagiert, Du hast wesentlich mehr Klarheit gewonnen.
Wenn es um das Durchdringen zu relevanten Entscheidern in der Akquise geht, findest Du hier noch mehr Tipps.

Happy selling
Philipp Moder

Automatisierte Follow-up Mails können mit der richtigen Technologie einfach erstellt und nachverfolgt werden. Eine davon ist HubSpot. Wie das funktioniert und was Du mit HubSpot noch so alles anstellen kannst, erfährst Du am besten in unserer HubSpot-Demo. Gleich anmelden!

Bildquelle:
Fotocommunity / CC0