PHOCUS DC Blog für B2B Entscheider aus Vertrieb & Marketing

Phocus DC Blog

Wie Sie die Effizienz im Vertrieb und der Kaltakquise erhoehen

8 Tipps, die Ihnen helfen keine Zeit zu verschwenden

Akquisiteure und Vertriebsmitarbeiter brauchen oft eine endlose Geduld und Geduld bedeutet Zeit. Fakt ist, dass auch im Vertrieb Zeit eines der wertvollsten Güter ist. Daher ist das Wissen, wann es gegebenenfalls Sinn macht einen Interessenten nicht mehr aktiv weiter zu bearbeiten von hoher Bedeutung, um eine möglichst hohe Effektivität im Vertrieb zu erzielen. Die damit gesparte Zeit kann in wirkliche Interessenten investiert werden. Manchmal ist es schwer herauszufinden ob der Interessent nur jetzt nicht kauft oder generell nicht kaufen wird. Für den ersten Fall, ist es sinnvoll und auch notwendig weiterhin Zeit zu investieren, im zweiten Fall jedoch nicht. Hier handelt es sich – zumindest kurzfristig betrachtet - schlichtweg um Zeitverschwendung. Nun stellt sich die Frage: wie können Sie diese beiden Typen von Interessenten unterscheiden?

Nachstehend finden Sie basierend auf Tausenden von Entscheidergesprächen pro Jahr unsere Empfehlung bzw. eine kleine Anleitung, wie Sie möglichst effizient mit dieser Herausforderung umgehen können und Sie künftig mehr Zeit für Wesentliches haben.

1. Interessenten kommen unmittelbar auf den Preis zu sprechen

Die PHOCUS DC erhält täglich Anfragen von Interessenten. Daher ist es auch für uns selbst immens wichtig so schnell wie möglich herauszufinden, ob es sich bei dem Interessenten um einen „Prospect“ handelt in den wir selbst Zeit investieren. Natürlich betrachten wir in diesem Zusammenhang die Branche des Interessenten (passt diese zu uns?), die Größe des Unternehmens, Reputation des jeweiligen Unternehmens usw.. Aber ganz ehrlich: Wenn die erste oder zweite Frage, die Frage nach den Konditionen ist, stellen wir konkrete Fragen zurück - mag das Unternehmen noch so groß und vermeintlich attraktiv sein. Und das aus gutem Grund. Wir haben in 20 Jahren Kaltakquise, Lead Generierung und Vertriebsoutsourcing die Erfahrung gemacht, dass diese “Interessenten” sich bereits für einen anderen Anbieter/Lieferanten entschieden haben.

Diese Anfragen klingen dann meistens á la “wir planen ein Kaltakquise-Projekt mit 1.000 Adressen, was kostet das bei Ihnen?” oder “wir planen ein Vertriebsoutsourcing, was kostet das bei Ihnen?“ oder „wir planen unseren 1st-Level Service extern zu vergeben, was kostet das bei Ihnen pro Anruf?“ oder "Wir planen eine Marketing-Aktion für Online und Print. Können Sie uns hierfür einmal grobe Kosten schicken?" Wenn keine weiterführenden Informationen über Zielgruppen, Adressbasis, CRM, Prozesse, Zielsetzungen u.ä. zur Verfügung stehen oder gestellt werden, dann sind wir der Überzeugung, dass dieser Interessent lediglich aus formalen Gründen (Compliance, Einkauf o.ä.) ein Mitbewerbsangebot benötigt, die eigentliche Entscheidung ist schon längst gefallen. Diese Interessenten sehen auf den ersten Blick wie ein potenzieller Kunde aus, das sind sie auch, nur leider nicht für uns.

2. Interessent gibt ein extrem kurzes Zeitfenster für das Angebot vor

Kennen Sie das auch? “Wir brauchen das Angebot bis morgen Abend.” Nun, manchmal kann es wirklich vorkommen, dass heute über etwas diskutiert wird, was morgen entschieden werden soll. In den allermeisten Fällen sind derartige Entscheidungen allerdings mit einem etwas längeren Planungshorizont versehen. Oftmals sind die extrem kurzfristigen Anfragen, welche auch noch mit wenig Zeit des Interessenten einhergehen, eine Rechtfertigung für eine bereits getroffene Entscheidung mit einem anderen Anbieter.  Wen ein Interessent tatsächlich ernsthaft interessiert ist, wird er Ihnen die benötigte Zeit zur Verfügung stellen und mit Ihnen in den ausführlichen Dialog gehen, um das bestmögliche Angebot zu erhalten. 

3. Interessenten machen keine Budgetangabe

Interessenten, die keine Angaben zu dem zur Verfügung stehenden Budget machen, spielen entweder ein Spiel mit Ihnen, sind keine ernsthaften Interessenten oder haben oftmals gar nicht das erforderliche Budget zur Verfügung. Und keiner dieser drei Interessenten wird zu einem Kunden werden. Gerade die zuletzt Genannten stellen große Zeitfresser dar. So haben wir beispielsweise vor vielen Jahren damit begonnen, dem Interessenten unsere “Einstiegsbudgets” zu kommunizieren. Und tatsächlich hat sich die Zahl der zu schreibenden Angebote spürbar verringert. Die dadurch gewonnene Zeit investieren wir lieber in Interessenten, die es wert sind ...und manchmal auch, um Blogartikel wie diesen zu schreiben.

4. Interessenten, die Ihnen nicht alle Mitglieder der Entscheidergruppe vorstellen

Für jeden Anbieter ist es von ausschlaggebender Bedeutung, dass er möglichst früh alle zur Entscheidergruppe gehörenden Ansprechpartner innerhalb des Prospects kennenlernt. Wenn Ihr Ansprechpartner es gerade zu vermeidet, dass Sie auch den anderen Mitentscheidern vorgestellt werden, dann ist der notwendige Rückhalt in Gefahr, aus unserer Sicht riecht es förmlich nach einem Alleingang. Und Alleingänge bergen die Gefahr, dass sie früher oder später ausgebremst werden, weil plötzlich und für Sie unerwartet jemand ein Veto zu Ihrem Angebot einlegt. Oder Ihr Ansprechpartner hat nicht das notwendige Vertrauen in Sie.

5. Prospects, die bereits mit einem Mitbewerber zusammenarbeiten

Wir wissen sehr gut, dass das eine knifflige Situation ist. Wir alle leben nicht in einer „Wünsch dir was“-Welt und Mitbewerb gehört zum Geschäft. Und da heute die meisten Märkte schlichtweg Verdrängungsmärkte sind, lässt sich diese Situation nicht umgehen. Bei unseren eingehenden Anfragen arbeiten rund ein Drittel bereits mit einem Mitbewerber zusammen, auch wenn er nicht immer das gleiche Leistungs-Portfolio aufweist. T

rotzdem empfehlen wir Ihnen in diesen Fällen sehr hellhörig zu sein, denn die Gefahr, dass ein Prospect Sie benutzt, um seinen aktuellen Anbieter im Preis zu drücken, ist ziemlich hoch. Selbstredend steht hier eine Frage an den Prospect im Mittelpunkt: Warum planen Sie Ihren Partner zu wechseln? Wir befinden uns aktuell auch wieder in Gesprächen mit einem Kunden, der seit vielen Jahren mit einem Dienstleister im Bereich der Lead Generierung zusammen arbeitet. Die Antwort auf meine Frage des war: „We need some fresh thinking“.

6. Prospects, die komplett “abtauchen”

Sie kennen das sicherlich. Sie haben ein Erstgespräch mit dem Prospect, Sie arbeiten im Nachgang das Angebot aus und schicken es fristgerecht, Und Sie können nun anrufen, E-Mails schreiben, Rückrufwünsche ausrichten lassen und ähnliches – aber nichts kommt zurück, keinerlei Feedback, weder positiv noch negativ. Meine Erfahrung sagt in dieser Situation, die Bemühungen auf ein Minimum zu reduzieren. Gegebenenfalls wurde das Projekt komplett storniert oder der Prospect hat sich bereits für einen anderen Anbieter entschieden. Manchmal verfasse ich lieber eine letzte E-Mail, die stark an das „Willst Du mit mir gehen?“ aus der Grundschule erinnert, mit 2-3 klaren Antwortoptionen:

  • Ja, ich bin noch interessiert, das Projekt ist noch aktuell.
  • Ja, ich bin grundsätzlich noch interessiert, aber bitte um Kontaktaufnahme zu einem späteren Zeitpunkt.
  • Nein, ich bin nicht mehr interessiert.

7. Prospects, die diese 3 Fragen nicht beantworten können

Wenn Ihr Prospect die drei nachstehenden Fragen mit “ich weiss es nicht” beantworten, dann sollten Sie ernsthaft darüber nachdenken, ob es sinnvoll ist weiterhin Zeit zu investieren:

  • Wenn wir das Projekt realisieren, wann ist es für Sie ein erfolgreiches Projekt? Was muss am Ende dabei herauskommen, damit Sie es als erfolgreich einstufen?
  • Wer ist neben Ihnen in die Entscheidungsfindung eingebunden?
  • Bis wann sollte das Projekt abgeschlossen sein?

Auch wir treffen immer wieder auf Interessenten, die beispielsweise bisher noch nicht mit einem externen Vertriebsspezialisten oder einer Marketing Agentur zusammen gearbeitet haben. Natürlich stellen diese Interessenten berechtigte Fragen hinsichtlich realistische Erfolgsquoten, notwendiges Budget usw. Sollte jedoch ein Prospect diese Fragen nicht beantworten können und gegebenenfalls noch einer der anderen hier genannten Punkte zutreffen, lohnt es sich wieder zu reflektieren.

8. Prospects, die Sie permanent vertrösten

„Ich habe gerade keine Zeit, können Sie sich bitte nochmals melden.“ ist ab und an schlichtweg eine kaschierte Absage. Es mag vorkommen und auch ein zweites oder drittes Mal ist akzeptabel, schließlich leben wir alle in einer Welt, an der jeden Tag unvorhergesehene Aufgaben auf uns zukommen. In diesem Fall sollten Sie dann unbedingt einen festen Telefontermin ansetzen und anschließend eine Outlook-Einladung an den Prospect senden. So hat der Prospect den Call in seinem Kalender verankert. Wird dieser wieder nicht wahrgenommen, ohne vorherige Absage/Verschiebung, dann wird es Zeit diesen Kontakt nicht weiter zu verfolgen. Ein Prospect, der Sie respektiert und Ihnen seine Wertschätzung entgegenbringt, wird sich die Zeit nehmen, um Ihnen eine Erklärung zu geben, warum die Dinge gerade so sind.

Happy selling 
Philipp Moder