Erfolgsquoten in der B2B-Kaltakquise: Realistische Zahlen aus 30 Jahren Praxis

Welche Erfolgsquote ist in der telefonischen Kaltakquise realistisch?

Es gibt keine einzelne Zahl, die für alle Projekte gilt. Aus fast 30 Jahren Erfahrung in der B2B-Kaltakquise kennen wir jedoch die Bandbreiten sehr genau.

Als Daumenregel: In einem typischen B2B-Kaltakquise-Projekt werden zwischen 4 und 9 % der geführten Entscheidergespräche zu einem qualifizierten Termin. Bei 100 Arbeitsstunden bedeutet das – je nach Zielgruppe – zwischen 8 und 36 Termine.

Warum ist die Spanne so groß? Die Erfolgsquote ist das Ergebnis mehrerer Faktoren: Wen sprechen Sie an? Wie gut sind Ihre Daten? Und passt Ihr Angebot zum Markt?

Die folgenden Abschnitte liefern Ihnen die konkreten Zahlen, um Ihr eigenes Szenario einzuschätzen.

Erreichbarkeit: Wie viele Entscheider erreichen Sie pro Stunde?

Bevor es um Terminquoten geht, steht eine grundlegendere Frage: Erreichen Sie die Zielperson überhaupt? Die Erreichbarkeit ist der erste Engpass in jeder Telemarketing-Kampagne – und sie variiert erheblich.

Zwei Faktoren bestimmen, wie viele Entscheider Sie per Telefon pro Stunde realistisch erreichen: die Größe des Zielunternehmens und die Hierarchiestufe der Ansprechperson.

Werte: mögliche telefonische Entscheidergespräche pro Arbeitsstunde. Basierend auf Erfahrungswerten aus Kundenprojekten von Phocus Direct.

So lesen Sie die Tabelle: Je größer das Zielunternehmen und je höher die Hierarchiestufe, desto schwieriger ist die Erreichbarkeit. Im Schnitt erreichen Sie pro 2,5 Stunden Telefonzeit einen Geschäftsführer eines Konzerns. Bei Abteilungsleitungen in kleinen Unternehmen bekommen Sie im Schnitt alle 15 Minuten jemanden zu sprechen.

Terminquote: Wie viele Gespräche werden zum Termin?

Wenn das Gespräch mit dem Entscheider zustande kommt – wie oft wird daraus ein qualifizierter Termin?

Auch hier arbeiten wir mit drei Szenarien:

Diese Werte beziehen sich auf reine Kaltakquise – also die Erstansprache ohne vorherige Vorqualifizierung durch Inbound-Maßnahmen oder Intent-Daten.

Wichtig: Diese Szenarien sind Planungswerte für die Kalkulation, keine Garantien. In der Praxis gibt es Ausreißer in beide Richtungen. Es gibt Projekte, die deutlich darunter liegen – etwa weil der Markt anders reagiert als erwartet oder die Zielgruppe schecht definiert war. Und es gibt Projekte, in denen wir Terminquoten von über 50 % erreichen, weil Produkt, Zielgruppe und Ansprache perfekt zusammenpassen. Beides ist nicht repräsentativ.

Lesen Sie Case Studys aus unseren Kundenprojekten.

Was diese Zahlen in der Praxis bedeuten – Beispielrechnungen

Die Tabellen oben liefern die Bausteine. Hier drei Szenarien, die zeigen, was bei 100 Arbeitsstunden realistisch herauskommt:

Szenario 1:

Sie sprechen Bereichsleitungen in Unternehmen mit 501–2.000 Mitarbeitenden an, pessimistisches Szenario.

→ 2,0 Gespräche/Std × 100 Std = 200 Gespräche × 4 % = 8 Termine

Szenario 2:

Sie sprechen Bereichsleitungen in Unternehmen mit 50–500 Mitarbeitenden an, realistisches Szenario.

→ 2,5 Gespräche/Std × 100 Std = 250 Gespräche × 6 % = 15 Termine

Szenario 3:

Sie sprechen Abteilungsleitungen in Unternehmen mit unter 50 Mitarbeitenden an, optimistisches Szenario.

→ 4,0 Gespräche/Std × 100 Std = 400 Gespräche × 9 % = 36 Termine

Die Bandbreite von 8 bis 36 Terminen pro 100 Stunden zeigt: Die Zielgruppe bestimmt den Aufwand maßgeblich. Wer C-Level in Konzernen adressiert, braucht mehr Budget und Geduld als jemand, der Abteilungsleitungen im Mittelstand anspricht.

Dabei bleibt eine entscheidende Frage offen: Was kosten diese 100 Stunden – und was bringen die resultierenden Termine unter dem Strich an Umsatz? Ob sich eine Kampagne rechnet, hängt nicht nur von der Terminquote ab, sondern auch von Ihrem durchschnittlichen Auftragsvolumen, Ihren Conversion Rates und Ihrem Customer Lifetime Value.

Mit unserem ROI-Rechner für telefonische Kaltakquise können Sie genau das in wenigen Minuten für Ihr individuelles Szenario durchrechnen – inklusive Kosten, erwarteter Termine und Return-on-Invest.

Welche Rolle spielt der Product-Market-Fit?

Die Art Ihres Angebots beeinflusst die Erfolgsquote erheblich. Nicht jedes Produkt eignet sich gleich gut für die telefonische Kaltakquise.

• Commodity-Lösungen ohne Differenzierung: Wenn Ihr Angebot keinen erkennbaren Unterschied zum Wettbewerb bietet – z. B. bei IT-Resellern der Fall –, fehlt der Gesprächsanlass. Die Quoten sind sehr niedrig. Unsere Erfahrung zeigt: Ohne klares Unterscheidungsmerkmal funktioniert Kaltakquise heute praktisch nicht mehr.
• Etablierte Produkte mit laufendem Bedarf: Bei Verbrauchsmaterialien, wiederkehrenden Services oder Produkten, für die auf Kundenseite kontinuierlicher Bedarf besteht, liegen die Quoten meist überdurchschnittlich hoch.
• Investitionsgüter: Maschinen, Anlagen oder Engineering-Leistungen mit langen Nutzungsdauern und hohen Investitionssummen. Nicht jedes Unternehmen hat aktuell Bedarf – die Quoten liegen im mittleren Bereich. Hier geht es oft darum, längerfristig eine qualifizierte Pipeline aufzubauen und den richtigen Zeitpunkt zu treffen.
• Neue Produkte und Go-to-Market: Entscheidend ist, ob das Produkt bzw. die Produktkategorie am Markt bereits etabliert ist. Mit zumindest einem validierten Proof of Concept und erkennbarem Nutzen sind gute Quoten möglich. Ohne Marktvalidierung – wenn noch unklar ist, wie das Angebot ankommt – ist die Quote schwer planbar.
• Partnerakquise statt Kundenakquise: Wenn Sie keine Kunden, sondern Partner gewinnen wollen – etwa als Hersteller von Heizungs- oder Solaranlagen, der Installations- und Servicebetriebe sucht –, sind die Quoten deutlich höher. Die Zielperson muss schließlich kein Geld ausgeben, sondern bekommt eine Verdienstchance.

Weitere Einflussfaktoren auf die Erfolgsquote

Neben Zielgruppe und Product-Market-Fit gibt es weitere Hebel, die die Quote beeinflussen:

• Zielgruppendefinition/ICP: Je schärfer Ihr Ideal Customer Profile definiert ist, desto höher die Quote. Wer sich von vornherein auf die Unternehmen konzentriert, bei denen etwa der Bedarf am höchsten ist, vermeidet Streuverluste und führt relevantere Gespräche.
• Adressqualität: Veraltete oder schlecht qualifizierte Adressdaten senken die Quote massiv. Wenn Ansprechpersonen nicht mehr im Unternehmen sind oder die Unternehmen gar nicht zur Zielgruppe gehören, verbrennen Sie Telefonzeit. Umgekehrt steigt die Quote deutlich, wenn Sie mit „vorgewärmten“ Inbound-Kontakten, Intent-Daten oder Sales-Trigger-Daten arbeiten, weil die Ansprechpersonen bereits ein validiertes Grundinteresse mitbringen.
• Markenbekanntheit: Wer im Namen eines bekannten Unternehmens anruft, bekommt mehr Gehör. Ist Ihre Marke in der Zielgruppe noch unbekannt, müssen Sie im Gespräch mehr Überzeugungsarbeit leisten – das kostet Zeit und senkt die Quote.

Fazit: Keine Pauschalantwort – aber eine solide Planungsgrundlage

Die Erfolgsquote in der telefonischen Kaltakquise lässt sich nicht in einer einzigen Zahl ausdrücken. Aber mit den richtigen Orientierungswerten, einem klar definierten ICP (Ideal Customer Profile) und realistischen Erwartungen lässt sich der Aufwand sauber kalkulieren.

Nutzen Sie die Tabellen und Beispielrechnungen in diesem Artikel als Ausgangspunkt. Für Ihr individuelles Szenario – mit konkreten Kosten, erwarteten Terminen und Return-on-Invest – nutzen Sie unseren kostenlosen ROI-Rechner: