KI im B2B-Vertrieb: Ihr Fahrplan für den rechtssicheren Einstieg

Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.

Was dürfen Sie mit KI im Vertrieb – und was nicht?

Ob ein KI-Tool im Vertrieb rechtlich sicher ist, hängt von drei Faktoren ab: wofür Sie es einsetzen, welche Daten Sie eingeben und was das Tool mit diesen Daten macht.

Drei Regelwerke bestimmen dabei den Rahmen: die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) und der EU AI Act (auch KI-Verordnung, kurz KI-VO). Solange keine personenbezogenen Daten ins Spiel kommen, bewegen Sie sich auf sicherem Terrain. Kritisch wird es bei Kundendaten und automatisierter Kontaktaufnahme.

Erlaubt – mit Grundregeln

Für diese Aufgaben können Sie KI-Tools bedenkenlos nutzen, wenn Sie keine personenbezogenen Daten eingeben:

• Unternehmensrecherche und Branchenanalysen
• Gesprächsleitfäden und Einwandbehandlung vorbereiten
• Meeting-Zusammenfassungen und E-Mail-Entwürfe erstellen (ohne Klarnamen)
• Präsentationen, Angebote und Vertriebsunterlagen strukturieren
• Content für Produktbeschreibungen oder Sales-Materialien erstellen

Hier arbeiten Sie mit allgemein zugänglichen Informationen wie Branchendaten, Produktwissen und Markttrends. Solange Sie dabei keine Informationen mit Personenbezug verarbeiten, ist das in der Regel compliance‑seitig unkritisch.

Wichtig: „Keine personenbezogenen Daten eingeben“ bezieht sich hier auf Prompts und Inhalte. Trotzdem kann bereits die Nutzung des Tools personenbezogene Daten betreffen, etwa durch ein Nutzerkonto mit Mitarbeiterdaten (Name, E‑Mail, Profil). Dann brauchen Sie für das Tool einen AVV, auch ohne personenbezogene Daten im Prompt (siehe nächster Punkt). 

Erlaubt – mit Bedingungen

Sobald personenbezogene Daten ins Spiel kommen, brauchen Sie eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO und einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Tool-Anbieter. Das betrifft zum Beispiel:

• CRM-Daten mit Klarnamen für Analysen oder Segmentierungen nutzen
• Gesprächsnotizen mit Personenbezug zusammenfassen lassen
• E-Mail-Adressen für personalisierte Ansprache verarbeiten

Wichtig: Geben Sie nur die Daten ein, die für den konkreten Zweck nötig sind – nicht das gesamte Kundenprofil, wenn Sie nur eine Branchenanalyse brauchen. Die DSGVO verlangt diese sogenannte Datenminimierung: Je weniger personenbezogene Daten Sie eingeben, desto geringer das Risiko – und desto weniger müssen Sie im Ernstfall verantworten.

Verboten

Diese Einsatzzwecke sind rechtlich nicht zulässig, unabhängig vom Tool:

• Automatisierte Kaltakquise-Anrufe: § 7 Abs. 2 Nr. 1 Var. 1 UWG verbietet Anrufmaschinen ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung. Eine KI, die eigenständig Kaltakquise-Anrufe durchführt, ist nicht zulässig.
• Werbe-E-Mails ohne Einwilligung: Ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung sind Werbe-E-Mails verboten, auch im B2B. Einzige Ausnahme: Bestandskunden, die bereits ähnliche Produkte gekauft haben (§ 7 Abs. 3 UWG).
• Emotionserkennung: Die KI-Verordnung (AI Act) verbietet KI-Systeme, die Emotionen von Gesprächspartnern analysieren – etwa um Kaufbereitschaft einzuschätzen.
• Personenbezogene Daten ohne AVV in KI-Tools eingeben: Die DSGVO verbietet es, personenbezogene Daten an Tools ohne AVV zu übermitteln. Das gilt z. B. für komplette E-Mail-Postfächer, Gesprächstranskripte mit Klarnamen oder Verträge. Das gilt unabhängig davon, ob das Tool kostenlos ist oder nicht.

In Kundenprojekten sehen wir häufig Unsicherheit bei der Frage, welche Daten in welches Tool dürfen. Die Faustregel: Wenn Sie nicht sicher sind, ob ein Datum personenbezogen ist, behandeln Sie es so, als wäre es eines.

Aufgepasst: Unabhängig davon, ob ein Use Case „erlaubt“ oder „verboten“ ist: Sobald Mitarbeitende mit KI-Tools arbeiten, müssen sie über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Die KI-Verordnung (Art. 4) verpflichtet Unternehmen dazu, diese Kompetenz durch geeignete Schulung/Anleitung sicherzustellen.

Übersicht: KI im B2B‑Vertrieb: Was ist erlaubt und was nicht (mit Rechtsquelle)

Die Tabelle ordnet typische KI‑Use Cases im Vertrieb nach Zulässigkeit und nennt die jeweilige Rechtsgrundlage (DSGVO, UWG, KI-Verordnung).

Weiterlesen: Lesen Sie hier mehr zum Thema KI-Anrufe und hier mehr zum Thema rechtssichere E-Mail-Akquise.

Lieber anhören? Hier finden Sie den Podcast zum Thema KI-Telefonie mit Rechtsanwalt, Informatiker & Lehrbeauftragter für IT- und CyberSec-Recht Alexander Graf Rachut, LL.M.

und hier das Video:

KI-Telefonie im Vertrieb: Was ist erlaubt? | Rechtsanwalt klärt auf

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Wie wählen Sie ein rechtssicheres KI-Tool aus?

Bevor Sie ein neues KI-Tool einführen, prüfen Sie diese fünf Kriterien:

1. Datenstandort (EU/EWR vs. USA): Werden Daten in der EU/EWR verarbeitet? Das ist der einfachste Weg. Wenn es ein US-Tool ist oder Daten in die USA fließen, wird es komplizierter. Dann brauchen Sie eine Transfergrundlage, z. B. EU–US Data Privacy Framework (DPF) oder von der EU genehmigte Standardvertragsklauseln (SCC)..
2. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Bietet der Anbieter einen AVV an? Ohne diesen Vertrag dürfen Sie keine personenbezogenen Daten verarbeiten lassen.
3. Transparenz bei Trainingsdaten: Nutzt der Anbieter Ihre Daten zum Training seiner Modelle? Bei sensiblen Geschäftsdaten sollten Sie das ausschließen können. Tipp von Rechtsanwalt Graf Rachut: Im Geschäftsbereich sollten Sie immer auf sogenannte „Zero Retention Policies” bestehen.
   
4. Rollen- und Rechteverwaltung: Können Sie steuern, wer im Team welche Daten sieht und verarbeitet?
5. Export- und Löschfunktionen: Können Sie Daten exportieren und auf Anfrage löschen? Das ist für DSGVO-Anfragen Ihrer Kontakte essenziell.

Faustregel: Wenn Sie eine dieser Fragen nicht klar mit Ja beantworten können, nutzen Sie das Tool nicht für personenbezogene Daten.

Wie dokumentieren Sie Einwilligungen richtig?

Für bestimmte Aktionen im Vertrieb müssen Sie Einwilligungen einholen und im Streitfall nachweisen können. Das betrifft vor allem:

• E-Mail-Werbung und Newsletter
• SMS, WhatsApp, Fax
• Automatisierte Anrufe

Was gehört ins CRM?

Für jede Einwilligung dokumentieren Sie:

• Datum und Uhrzeit der Einwilligung
• Wie wurde die Einwilligung eingeholt? (Telefon, E-Mail, Meeting)
• Inhalt: Wofür wurde die Einwilligung erteilt?
• Name der Person und des Unternehmens
• Wer hat die Einwilligung eingeholt? (zuständige Person im Vertrieb)

Den praktikabelsten Weg beschreibt Rechtsanwalt Alexander Graf Rachut in unserem Interview so: „Klare Frage, dokumentiertes Ja, Timestamp im CRM”. Also ein Pflichtfeld im CRM mit Checkbox und automatischem Zeitstempel. Machen Sie die Dokumentation zum festen Bestandteil des Gesprächsabschlusses – nicht als optionalen Zusatzschritt, sondern als Teil des Prozesses.

Was gilt bei lange inaktiven Kunden?

Bei Kontakten, die seit 12 bis 24 Monaten nicht mehr reagiert haben, empfiehlt Rechtsanwalt Alexander Graf Rachut: „Wenn Kunden seit langer Zeit nicht reagiert haben, würde ich Einwilligungen neu einholen." Es steht zwar nicht explizit im Gesetz, aber einige Gerichte werten längere Inaktivität so, dass die ursprüngliche Einwilligung erlischt.

Warum das eine Vertriebsaufgabe ist

Einwilligungen einzuholen ist keine Aufgabe für den Datenschutzbeauftragten oder das Marketing. Ihre Vertriebsmitarbeitenden sind diejenigen, die im Gespräch die Einwilligung für den E-Mail-Versand einholen – und sie dank der persönlichen Beziehung zum Kontakt auch am ehesten erhalten. Wichtig ist, dass Sie die Einwilligung im CRM sauber festhalten, damit Sie im Streitfall einen belastbaren Nachweis haben.

Schritt für Schritt: So führen Sie ein neues KI-Tool im Vertrieb ein

Die rechtlichen Grundlagen kennen Sie jetzt. Aber wie setzen Sie das in der Praxis um? Diese sieben Schritte helfen Ihnen, ein neues KI-Tool strukturiert und rechtssicher einzuführen.

1. Konkretes Problem identifizieren

Starten Sie nicht mit „Wir brauchen KI", sondern mit einer konkreten Frage: Wo verliert Ihr Team die meiste Zeit? Wo fehlt Qualität? Typische Einstiegspunkte sind Recherche, Gesprächsvorbereitung oder Dokumentation.

Tipp von Rechtsanwalt Graf Rachut: Stellen Sie sich die Frage „Können wir das Problem auch mit einer Automation lösen?” Dadurch kann man oft bereits vorhandene Ressourcen wie Power Automate nutzen und sich Kosten und Aufwand der weiteren KI-Regulatorik sparen.

2. Tool gegen die fünf Kriterien prüfen

Nutzen Sie die Checkliste aus dem vorherigen Abschnitt: EU-Hosting, AVV, Trainingsdaten-Transparenz, Rechteverwaltung, Löschfunktionen. Erst wenn alle fünf Punkte erfüllt sind, kommt das Tool in die engere Auswahl.

3. Nutzungsregeln definieren

Legen Sie schriftlich fest: Wofür wird das Tool eingesetzt? Welche Daten dürfen eingegeben werden, welche nicht? Wer ist verantwortlich? Diese Regeln sollten so konkret sein, dass jeder Mitarbeitende im Vertriebsteam sie ohne Rückfragen anwenden kann.

4. Team schulen – und zwar richtig

Das ist der Schritt, der in der Praxis am häufigsten übersprungen wird – und der über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. Jeder Mitarbeitende muss drei Dinge verstehen:

• Wofür ist das Tool da? (Nicht: „Macht irgendwas mit KI", sondern: „Erstellt aus Gesprächsnotizen eine strukturierte Zusammenfassung für das CRM.")
• Wie wird es genutzt? (Konkreter Workflow: Welche Eingaben, welche Ausgaben, welche Nachbearbeitung?)
• Was muss dokumentiert werden? (Einwilligungen, Datenquellen, Ergebnisse – und wo genau im CRM.)

Ohne dieses Verständnis nutzen Mitarbeitende das Tool entweder gar nicht oder falsch – beides kostet Sie Zeit und birgt Risiken.

Ein pragmatischer Ansatz: Starten Sie mit den Mitarbeitenden, die offen für neue Tools sind. Lassen Sie diese erste Erfahrungen sammeln und Ergebnisse zeigen. Die Skeptiker im Team überzeugen Sie mit sichtbaren Resultaten – nicht mit Argumenten.

5. Pilotphase starten

Starten Sie nicht mit zehn Tools gleichzeitig. Wählen Sie erst einmal eines aus, das ein konkretes Problem löst. Testen Sie dieses vier bis sechs Wochen im Alltag mit einer kleinen Gruppe aus Ihrem Team.

6. Ehrlich evaluieren

Nach der Pilotphase: Spart das Tool wirklich Zeit? Verbessert es die Ergebnisse? Halten sich alle an die Nutzungsregeln? Fragen Sie Ihr Team – nicht nur die Enthusiasten, sondern auch die Skeptiker.

7. Schrittweise ausrollen

Erst wenn ein Tool seinen Nutzen bewiesen hat, rollen Sie es im gesamten Team aus und ergänzen das nächste. So vermeiden Sie Tool-Chaos und behalten den Überblick über Compliance und Kosten.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?

 Nur, wenn Sie die Enterprise-Version mit EU-Hosting und AVV nutzen. In der kostenlosen Version oder der Plus-Version ohne AVV: nein. Firmendaten ohne Personenbezug (z. B. Branche, Umsatzklasse) sind in der Regel unproblematisch. 

Brauche ich für jedes KI-Tool einen AVV?

Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden: ja. Wenn wirklich keine personenbezogenen Daten betroffen sind, ist kein AVV nötig. Praxis-Tipp: Planen Sie „Human Error” ein. Oft ist ein AVV sinnvoll, auch wenn Sie eigentlich keine personenbezogenen Daten eingeben wollen.

Was passiert, wenn ich gegen die DSGVO verstoße?

Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes sind möglich. Dazu kommen Reputationsschäden und mögliche Abmahnungen.

Was passiert, wenn ich gegen die KI-Verordnung verstoßen?

Dann kann die Aufsichtsbehörde Bußgelder verhängen. Je nach Verstoß bis zu 35 Millionen Euro oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes.

Darf mein Vertriebsteam KI für die Kaltakquise nutzen?

Für die Vorbereitung: ja. Für die Durchführung: nein. KI darf Gesprächsleitfäden erstellen, Unternehmen recherchieren und Einwände vorbereiten. Die Kontaktaufnahme selbst – ob Anruf oder E-Mail – muss durch Menschen erfolgen und die jeweiligen Regeln (UWG, DSGVO, KI-VO) einhalten.

Muss ich Kunden informieren, wenn ich KI-Tools nutze?

Wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden: ja. Die DSGVO verlangt Transparenz darüber, wie und durch wen Daten verarbeitet werden. Ergänzen Sie Ihre Datenschutzerklärung entsprechend. Zudem können sich weitere Transparenzpflichten aus der KI-VO ergeben.