Phocus Direct integriert Präsenzerkennung „Calltime“ in Telefonvertrieb – Erreichbarkeit steigt um bis zu 20 Prozent

Die B2B-Vertriebsagentur Phocus Direct setzt ab sofort die Software Calltime im eigenen Telemarketing ein. Das Tool zeigt in Echtzeit an, ob eine Zielperson in Microsoft Teams oder Zoom gerade verfügbar, abwesend oder in einem Meeting ist. Erste interne Auswertungen zeigen eine gesteigerte Erreichbarkeit von 10 bis 20 Prozent.

Wer im B2B telefonisch akquiriert, kennt das Problem: Zielpersonen sitzen im Meeting, sind unterwegs oder schlicht nicht am Platz. Erfahrungswerte von Phocus Direct aus rund 30 Jahren Kaltakquise für Kunden zeigen, wie stark die Erreichbarkeit variiert: Je nach Unternehmensgröße und Hierarchiestufe gelingen pro Telefonstunde zwischen 0,4 und 4 Entscheidergespräche. Eine Geschäftsführung in einem Konzern erreichen Agenten im Schnitt nur alle 2,5 Stunden.

Bislang wählten die rund 50 Mitarbeitenden im Telefonvertrieb, ohne vorher zu wissen, ob der Moment passt. Häufig geht niemand ans Telefon. In anderen Fällen nimmt die Zielperson zwar ab, steckt aber mitten in einem Gespräch oder hat die Zeit im Kalender für eine andere Aufgabe geblockt – ein ungünstiger Moment für beide Seiten. Calltime zeigt den Präsenzstatus aus Microsoft Teams und Zoom direkt im CRM neben dem jeweiligen Kontakt an. So sehen die Vertriebler vor dem Anruf, ob die Person gerade verfügbar ist.

Die Abdeckung hat Grenzen: Nutzt ein Kontakt weder Microsoft Teams noch Zoom, liefert Calltime keinen Status. Phocus Direct setzt das Tool daher als zusätzliches Signal ein, nicht als Ersatz der bisherigen Anrufstrategie.

Für Kunden von Phocus Direct entstehen keine separaten Kosten. Calltime ist Teil des Tool-Stacks, den Phocus Direct über die bestehende monatliche Pauschale für alle Kundenprojekte bereitstellt.

Die neue Transparenz bedeutet für die Agenten weniger Anrufe im falschen Moment und mehr Gespräche mit tatsächlich verfügbaren Personen. Da die Kunden von Phocus Direct den Aufwand nach Telefonstunden vergüten, zahlen sie auch für Zeiten, in denen niemand erreicht wird. Steigt die Erreichbarkeit, erhalten sie für das gleiche Budget mehr Gespräche und mehr Termine.

„Kaltakquise lebt davon, im richtigen Moment anzurufen. Mit Calltime sehen unsere Agenten erstmals, wann dieser Moment da ist, statt ihn zu erraten“, sagt Philipp Moder, Geschäftsführer von Phocus Direct. „Das nützt unseren Kunden, weil mehr Gespräche zustande kommen. Und es nützt unseren Agenten, weil weniger Anrufe ins Leere gehen und sie dadurch motivierter bleiben.“