Wie Sie mit den richtigen Fragen einen validen Forecast sicherstellen
Geschäftsführer und/oder Vertriebsleiter können ein Lied davon singen. Das Vertriebs- und Marketingteam haben lange und gezielt auf den potenziellen Interessenten hin gearbeitet. Qualifizierte Termine wurden vereinbart, das erstellte Angebot fließt in den Forecast ein und somit mit in die Umsatzprognose.
Aber was ist nun mit dem großen Auftrag, der für letzten Monat avisiert war? Warum fühlt es sich für Sie so an, als wenn die vor dem Abschluss stehenden Aufträge im Forecast festhängen?
Geschäftsführer und Vertriebsleiter erwarten und verlassen sich auf akkurate Forceast-Informationen. Aber das, was die meisten Vertriebsmitarbeiter angeben, ist oftmals ihre eigene Einschätzung von Abschlussdaten/-terminen.
Und wenn dann die „Deals“ nicht zum prognostizierten Zeitpunkt unter Dach und Fach sind, gibt es immer einen guten Grund dafür warum das so ist.
Typischerweise werden folgende Gründe genannt:
- Der Mitbewerb hatte am Ende des Tages ein besseres Angebot.
- In der Firma des Auftraggebers gab es Änderungen/Umstrukturierungen, von denen der Ansprechpartner entweder nichts wusste oder nichts darüber erzählt hat.
- Das Budget wurde für ein anderes Projekt verwendet.
- Das als potenzieller Auftrag eingestufte Projekt war eine Fiktion – der Vertriebsmitarbeiter hat nicht verstanden, dass das Projekt von vorherein nicht realisiert werden würde.
- Der Vertriebsmitarbeiter oder ein anderer Kollege aus Ihrem Unternehmen haben etwas getan, dass zu Irritationen bei dem Entscheider führte.
Wie auch immer – beim „Closing“ geht es vordergründig nicht um Ihren Vertriebsmann oder Ihr Unternehmen. Es geht um Ihren Kunden, um dessen Ansprüche, dessen Anforderungen und dessen Timeline. Wenn Ihr Vertriebsteam den potenziellen Kunden im Vertriebsprozess „überholen“, dann führt dies erfahrungsgemäß oft dazu, dass Daten für Auftragseingänge prognostiziert werden, die schlichtweg nicht auf den Angaben des Kunden basieren.
Das Abschlussdatum MUSS immer beim Kunden erfragt werden, alles andere sind willkürliche Gedankenspiele Ihres Vertriebs, die jedoch in den Forecast einfließen. Es geht ausschließlich um das Datum, zu dem Ihr potenzieller Kunde bereit ist seine Entscheidung zu treffen.
Letztendlich geht es immer um das Thema „Positionierung“. Wenn Ihr Produkt bzw. Ihre Dienstleistung grundsätzlich die Anforderungen des Kunden erfüllt und Sie den Auftrag nicht bekommen, dann hat der Vertrieb den Kunden, den Entscheider und dessen Anforderungen und Bedarf nicht vollständig erfasst und verstanden.
Die Beziehung zwischen Kunde und Vertrieb
Die Positionierung ist der Schlüssel für einen erfolgreichen Abschluss. Diese hängt von mehreren Faktoren ab, der wichtigste davon ist der Beziehungsaufbau zu den „richtigen“ Personen.
Es ist die originäre Aufgabe des Vertriebs, Fragen zu stellen, um alle Informationen zu gewinnen, die eine optimale Positionierung erlauben.
Ohne Beziehung gibt es keine Fragen und Antworten.
Kann Ihr Vertrieb die Antworten auf folgende Fragen geben, ist er auf dem richtigen Weg:
- Welche Personen sind am Entscheidungsprozess beteiligt?
- Steht ein Budget zur Verfügung?
- Wie geht der Einkaufsprozess von statten?
- Wie ist die Einstellung/Gesinnung zu Ihrem Produkt/Ihrer Lösung/Ihrer Dienstleistung?
- Wer ist genau der Mitbewerb im Rahmen dieses speziellen Projektes? Eine Inhouse-Lösung durch den Kunden selbst, ein anderer Lieferant oder besteht die Möglichkeit, dass der Kunde das Budget für eine komplett andere Lösung verwendet?
Die nachstehenden Fragen nach der „Timeline“ sollten ebenfalls möglichst früh im Verkaufszyklus gestellt werden:
- Zu welchem Zeitpunkt soll der Einkauf/die Beauftragung/die Beschaffung abgeschlossen sein?
- Zu welchem Zeitpunkt soll die das Produkt/die Lösung/die Dienstleistung „produktiv“ sein?
Die Antworten zu diesen Fragen werden es Ihrem Vertriebsmitarbeiter erlauben, ein Abschlussdatum zu prognostizieren, welches dem Kunden hilft, das zu erhalten, was er tatsächlich benötigt. Wenn ein Kunde ein Produkt, eine Lösung oder eine Dienstleistung zu einem bestimmten Zeitpunkt „installiert“ haben möchte, so kann das Vertriebsteam oder der Mitarbeiter gemeinsam mit dem Kunden eine Rückwärtsrechnung durchführen, zu welchem Zeitpunkt die Bestellung erfolgen muss.
Weitere sehr wichtige Fragen zum Thema „Entscheidergruppe“ sind:
- „Wer ist neben Ihnen in die Entscheidungsfindung involviert?“
- „Benötigen wir eine Freigabe/Zustimmung von einer weiteren/anderen Abteilung?“
- „Gibt es neben Ihnen noch weitere Personen in Ihrem Hause mit denen ich mich in Verbindung setzen sollte, um aufzuzeigen, wie das Produkt funktioniert/wie die Lösung aussieht?“
Entscheidungsprozesse und Entscheidungspersonen
Oftmals ist es so, dass die Kontaktperson des Vertriebsmitarbeiters nicht in die finale Entscheidungsfindung eingebunden ist und somit letztendlich gar nicht entscheiden kann – diese Tatsache verzögert den Abschluss. Gegebenenfalls muss die Kontaktperson auf die Freigabe durch eine Person warten, zu dem Ihr Vertrieb noch nie Kontakt hatte. Wenn tatsächlich alle am Entscheidungsprozess beteiligten Personen frühzeitig identifiziert und kennengelernt werden, so besteht die Möglichkeit, sich mit diesen Personen in Verbindung zu setzen und deren Sichtweisen zu erfahren. Heutzutage ist es eher die Ausnahme, dass Entscheidungen von einer Person alleine getroffen werden, von daher muss Ihre Vertriebsmannschaft darauf gecoacht werden, möglichst früh alle relevanten Personen beim potenziellen Kunden kennenzulernen.
Die so oftmals mühsame „Kleinarbeit“ sollte optimaler Weise am Anfang des Vertriebsprozesses erledigt werden, denn: wenn es später zum „Stocken“ kommt, ist es manchmal zu spät dies nachzuholen. Das heißt nicht, dass der Auftrag nicht mehr gewonnen werden kann, es ist einfach viel aufwendiger und die Abschlusswahrscheinlichkeit ist um einiges geringer.
Wenn die Verhandlungen festgefahren sind, dann muss das Vertriebs-Team darauf via Vertriebs-Coaching trainiert werden, dass sie nochmals mit dem Kunden in den Dialog gehen, um folgende Antworten auf folgende Fragen zu erhalten:
- „Unsere Verhandlungen sind gut voran geschritten und wir sind davon ausgegangen, dass wir den Vertrag zu diesem Zeitpunkt abschließen – was ist geschehen, dass es zu dieser Verzögerung kommt?“
- „Was habe ich im Rahmen des Entscheidungsprozesses versäumt?“
- „Es kommt mir so vor, dass sich etwas geändert hat und ich nicht darüber informiert bin. Können Sie mir helfen, das zu verstehen?“
Kurzum: wenn Sie ein Produkt/eine Lösung/eine Dienstleistung anbieten, die ein Kunde benötigt und diese zu einem Preis anbieten können, den der Kunde bereit ist zu zahlen und Sie den Bedarf, die Anforderungen und die Timeline kennen, dann werden Sie diesen großen Deal, von dem ich am Anfang gesprochen haben, fristgerecht abschließen.
Happy Selling wünscht Ihnen
Philipp Moder
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