PHOCUS DC Blog für B2B Entscheider aus Vertrieb & Marketing

Phocus DC Blog

So kaufen Deutschlands B2B-Entscheider - Interview mit Michael Reimes

Wie ticken Deutschlands B2B-Entscheider?Michael,Reimes,Business.jpg

Unser Interviewpartner, Michael Reimes, Leiter Einkauf /Head of Procurement Packaging & Indirect Spend bei Mäurer & Wirtz,  gibt uns Einblicke wie und wo er sich informiert und welche Kommunikationskanäle er wann präferiert. Außerdem verrät er uns, was ihm bei der Auswahl von Anbietern und Partnern wichtig ist und wie er entscheidet.

Philipp Moder:
Lieber Herr Reimes, erst einmal herzlichen Dank, dass Sie heute einige „Insights“ aus Ihren beruflichen Alltag mit mir teilen. Verraten Sie unseren Lesern doch bitte kurz, wer Sie sind, für welches Unternehmen Sie arbeiten und für was Sie in Ihrem Unternehmen genau verantwortlich sind?

Michael Reimes:
Hallo Herr Moder, ja gerne doch. Ich bin Michael Reimes, Leiter Einkauf /Head of Procurement Packaging & Indirect Spend bei Mäurer & Wirtz.

Viele von Ihnen mögen mit Mäurer & Wirtz gegebenenfalls keine Assoziation haben, wohl aber mit Düften wie „Baldessarini“, „4711“, „Tabac“ o.ä.. MÄURER & WIRTZ ist ein mittelständisches Familienunternehmen, das 1845 gegründet wurde. Von unserem Firmensitz im Aachener Rheinland sind wir heute in rund 140 Ländern der Welt aktiv und gehören zu den führenden Häusern im deutschen Duftmarkt.

Mit aktuell ca. 360 Beschäftigten offerieren wir für unsere Kunden integrierte Leistungen aus einer Hand:

Konzeption und parfümistische Kreation
Produktausstattung, Verpackungskonzept, Produktdesign
Marketing, Werbung und Kommunikation
Handelspartnerkonzepte und Distribution
Qualitätsmanagement, Portfoliomanagement und Produktion

Ich persönlich bin Leiter des Einkaufs mit zwei großen Verantwortungsbereichen: Packaging und Indirect Spend. Mein Team umfasst sechs Mitarbeiter, die nach Warengruppen aufgestellt sind. Lassen Sie mich an dieser Stelle noch kurz darauf verweisen, dass wir bei MÄURER & WIRTZ seit einiger Zeit einen „end-to-end“ Einkaufsprozess implementiert haben – dies bedeutet, dass wir gemeinsam mit den jeweiligen Fachabteilungen den kompletten Prozess begleiten. So sitzen wir vom Einkauf bereits in der Phase der Ideenfindung mit der Fachabteilung am Tisch, ein Prozess, der sich wirklich bewährt hat. Unser Team im Einkauf gewinnt dadurch ein wesentlich besseres Knowhow und wir sind für unsere Verhandlungspartner auch ein kompetenterer Ansprechpartner, weil wir nicht nur über Menge und Zahlen sprechen können.

Philipp Moder:
Vielen Dank, Herr Reimes, speziell den von Ihnen skizzierten „end-to-end“-Ansatz finde ich sehr gut. Der Aufbau von Fach-Knowhow im Einkauf ist aus meiner Sicht extrem wichtig, so dass der Einkauf wirklich die besten Entscheidungen für sein Unternehmen treffen kann, Gratulation. Herr Reimes, welches sind die Top-Prioritäten, die Sie beruflich bei MÄURER & WIRTZ in den nächsten 12 bis 24 Monaten erreichen möchten?

Michael Reimes:
Wie viel Zeit haben Sie mitgebracht? Nein, Spaß beiseite - pauschal gesagt geht es mir v.a. um die Prozess-Verbesserung im Einkauf. Wir sind in den letzten Jahren hier schon sehr gut vorwärts gekommen und haben hierzu auch verschiedene Software-Lösungen implementiert, nun gilt es diese Prozesse noch etwas nach zu justieren.
Beispielsweise sind wir endlich weg von Ausschreibungen oder Lieferantenanfragen, die in der Vergangenheit Excel-basiert waren. Excel ist nett, aber es ist ein Produktivitätshemmer im Einkauf. Wir haben daher eine webbasierte Lösung implementiert, die es sicherstellt, dass wir eine echte Vergleichbarkeit zwischen Lieferanten/Partnerunternehmen herstellen können und das auf Knopfdruck. Ebenso können wir dadurch die jeweilige Fachabteilung einbinden, somit werden Freigabeprozesse beschleunigt, alles komplett papierlos. Ein weiterer Meilenstein war die Entwicklung einer Softwarelösung mit dem Namen „Design-to-Cost“. Dieses Tool erlaubt es uns bereits im Vorfeld, einer Produktentwicklung die Wirtschaftlichkeit der Produkteinführung valide zu berechnen. Beide Tools sind SAP-kompatibel. Die damit verbundenen Prozesse möchte ich mit meinem Team die nächsten 12 Monate noch verfeinern.

Philipp Moder:
Das klingt, als wenn Sie die letzten Jahre bei MÄURER & WIRTZ einiges bewegt haben.
In welche Bereiche, Produkte und/oder Dienstleistungen investieren Sie als Leiter Einkauf typischerweise Budget?

Michael Reimes:
Unter Packaging verantworte ich alles was mit dem Einkauf von Düften, Verpackung/Umverpackung, Kartonagen u.ä. in Verbindung steht, im Bereich „Indirect Spend“ zeichne ich mich für den Einkauf von Agentur-/Medialeistungen (Print, TV, Social Media, Film, Video u.v.a), aber auch für die Beschaffung von Büroausstattung, Personaldienstleistungen u.ä. verantwortlich.

Philipp Moder:
Das ist ein breites Spektrum mit vielen unterschiedlichen Menschen und Charakteren. Wie verschaffen Sie sich einen Überblick über die aktuellen Trends und Entwicklungen, die für Ihre Aufgabe relevant sind?

Michael Reimes:
Für mich persönlich sind Spezial-Messen und Events eine sehr gute Quelle, um mich über neue Entwicklungen und Trends zu informieren. Besonders hervorheben möchte ich an dieser Stelle die Veranstaltungen des BME (Bundesverband Materialwirtschaft und Einkauf), da er konkret auf die Anforderungen, Wünsche und Herausforderungen der Einkaufsabteilungen abstellt. Hier holen wir uns wertvolle Anregungen, um gerade den Einkaufsprozess an sich noch effektiver abwickeln zu können. Aber auch durch den Austausch mit vertrauten Lieferanten werden neue Ideen geboren und Trends und Entwicklungen diskutiert.

Philipp Moder:
Ok, das klingt für mich bis dato alles recht „traditionell“. Wenn Sie etwas „investitionswürdiges“ entdeckt haben, also etwas, was Ihnen hilft, eine Herausforderung zu lösen oder ein definiertes Ziel zu erreichen – wie Informieren Sie sich über mögliche Produkte, Lösungen, Dienstleistungen und deren Anbieter?

Michael Reimes:
Hier müssen wir bei MÄURER & WIRTZ tatsächlich zwischen den verschiedenen Bereichen, die ich verantworte unterscheiden.
Im Bereich Duft ist es vor allem die Leitmesse LUXpack in Monaco. Was die „Indirect Spends“ betrifft ist es viel heterogener.
Generell ist es so, dass wir bei MÄURER & WIRTZ einen sehr hohen Wert auf langfristige Geschäftsbeziehungen mit unseren Partnern legen, ich bin kein Freund von „Hire & Fire“. Sollten wir eine Aufgabe identifiziert haben, so gehen wir sehr gerne auch auf vertraute bestehende Lieferanten zu und diskutieren mit diesen Unternehmen, ob sie sich in der Lage sehen, dies für uns zu fertigen – selbst wenn dieser Lieferant dies bis dato noch nicht gemacht hat. Wir ermutigen unsere Lieferanten also dazu, mit uns gemeinsam Dinge zu entwickeln, weil es mir persönlich lieber ist mit einem vertrauten Lieferanten, der sein Leistungsvermögen in der Vergangenheit mehrfach bewiesen hat, neue Wege zu gehen, als mit einem mir unbekannten Unternehmen ein neues Thema anzupacken.
Neben den angestammten Lieferanten führen wir eine „Watch Supplier List“, also eine Liste von potenziellen Anbietern, die wir einfach regelmäßig betrachten und analysieren, auch wenn wir mit diesen Unternehmen noch nicht zusammengearbeitet haben. Diese „Watch List“ ist für uns ein Aspekt des Risikomanagements, da wir dadurch sowohl auf unerwartete Lieferantenausfälle reagieren können, aber auch mögliche Partner im Petto haben, wenn es um gänzlich neue Themen geht.

Philipp Moder:
Die Frage muss jetzt kommen, Herr Reimes - wie kommen Unternehmen auf diese „Watch List“?

Michael Reimes:
Der Weg dahin kann sehr unterschiedlich sein und beinhaltet wahrscheinlich alle heutzutage gängigen Wege und Kanäle.
Einerseits recherchieren wir natürlich diese potenziellen Anbieter, hier kommt ganz stark das Internet ins Spiel. Hier werden gezielte Recherchen durchgeführt, allerdings haben wir immer wieder mal die Erfahrung gemacht, dass eine Website, die viel verspricht und toll aufgebaut ist, nicht reicht. Es ist uns einige Male passiert, v.a. bei ausländischen Anbietern, dass die Website einen sehr guten Eindruck hinterlassen hat, die nachfolgende Kontaktaufnahme aber eine Katastrophe war: beginnend von sprachlichen Barrieren über zweifelhafte Kompetenz bis hin zu einer sehr langsamen Reaktionsgeschwindigkeit.
Andererseits gelangen auch potenzielle Anbieter auf die „Watch List“, die uns proaktiv angesprochen, also klassisch akquiriert haben. Wenn diese Akquise professionell erfolgt und der Nutzen klar kommuniziert wird, steht auch hier die Tür grundsätzlich immer offen.

Philipp Moder:
Gestatten Sie mir eine kurze Zwischenfrage, spielen soziale Netzwerke wie XING oder LinkedIn hierbei eine Rolle?

Michael Reimes:
Ansatzweise, wobei die Bedeutung schon zunimmt, aber Stand heute sind diese Netzwerke noch kein Fokus unserer Arbeit im Einkauf, aber auch wir nutzen es verstärkt. Bei uns ist es eher noch so, dass wir von unserer Social Media Abteilung hin und wieder auf interessante Themen und Anbieter aufmerksam gemacht werden. Ich bin aber felsenfest davon überzeugt, dass diese Netzwerke an Bedeutung gewinnen werden.

Philipp Moder:
Was passiert nach diesem initialen Kontakt, damit der Anbieter auf die „Watch List“ kommt?

Michael Reimes:
Wir benötigen Referenzen und zwar einschlägige Referenzen. Ein Anbieter, der im Lebensmittelbereich Packaging-Erfahrung hat, ist per se nicht in der Lage, unsere Anforderungen im Bereich Duft zu erfüllen. Gerne nehmen wir auch Messegespräche wahr und wir besuchen potenzielle Lieferanten immer vor Ort, um einen Eindruck zu gewinnen. Ein weiterer ausschlaggebender Punkt ist, dass potenzielle Partner gewisse „Pflichtgegebenheiten“ erfüllen, hierzu zählen u.a. gewisse Vorschriften und Regeln, die MÄURER & WIRTZ sich und seinen Lieferanten auferlegt hat. Neben Compliance-Anforderungen geht es auch Aspekte wie Kinderarbeit u.ä.. Und zu guter Letzt muss natürlich auch der finanzielle Background des jeweiligen Anbieters stimmen, auch hier haben wir Tools im Einsatz, die bestehende Lieferanten und Kandidaten auf der „Watch List“ permanent monitoren. Generell ist es sicher so, dass neue Anbieter die besten Chancen haben, wenn es um neue Herausforderungen geht, die wir mit unseren bestehenden Anbietern nicht abdecken können.

Philipp Moder:
Herr Reimes, welche Kommunikationskanäle präferieren Sie mit Ihren Partnern/Lieferanten? Macht es hier einen Unterschied, ob es sich um eine Erstbeauftragung oder Folgebeauftragung handelt? McKinsey hat vor kurzem dazu eine Studie vorgestellt, ich bin gespannt, ob sich die Ergebnisse mit Ihrer Aussage decken.

Michael Reimes:
Ich trete zu Beginn sehr gerne telefonisch in Kontakt, sollte dieser Kontakt gut und professionell verlaufen, ist es bei Erstbeauftragungen die Regel, dass es danach zu einem Meeting kommt. E-Mails favorisiere ich persönlich nicht so sehr, da ich immer wieder die Erfahrung gemacht habe, dass man gerne aneinander vorbei kommuniziert. Es ist sicherlich so, dass gerade bei Erstaufträgen die Kommunikation stark persönlich geprägt ist. Bei Folgeaufträgen mit eingespielten Lieferanten bevorzuge ich dann tatsächlich Telefon, Online Meetings bzw. Skype-Konferenzen, persönliche Besuche durch Vertreter unserer Lieferanten erfolgen nur dann, wenn es unbedingt erforderlich ist. Hier handelt es sich dann auch meistens um keine Außendienst-/Vertriebsbesuche, sondern Gespräche mit Ingenieuren, Entwicklern u.ä..

Philipp Moder:
Interessant, damit sind Sie sehr nahe an der Aussage, die McKinsey vor kurzem statuiert hat.
Herr Reimes, wir sind auf der Zielgeraden. Verraten Sie mir, was Ihrer Meinung nach einen wertvollen Vertriebsmitarbeiter auszeichnet, der mit Ihnen über Lösungen, Produkte oder Dienstleistungen spricht?

Michael Reimes:
Ja, ganz klar zwei Dinge: eine vertrauensvolle und offene Kommunikation sowie ein nachhaltiges Interesse bzw. eine nachhaltige Betreuung.  Lassen Sie mich die beiden Punkte kurz erklären.

Es gibt viele dieser Vertriebsmitarbeiter mit dieser stereotypen Aussage: „Kein Problem, das kriegen wir hin…“. Vertriebsmitarbeiter, die pauschal alles zusagen, sind uns suspekt. Fakt ist, dass eben nicht immer alles so funktioniert und der Vertriebsmitarbeiter wusste dies im Vorfeld mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit. Ich schätze es daher sehr, wenn Anbieter eine Anfrage auch mal ablehnen und mir offen mitteilen, dass sie es wahrscheinlich hinbekommen würden, es aber andere Marktteilnehmer gibt, die die Aufgabe besser lösen können – das ist absolut vertrauensfördernd. Anbieter/Lieferanten, die das „große Ganze“ im Blick haben, werden das Risiko einer Bauchlandung, nur um schnellen Umsatz einzufahren, nicht gehen.

Der zweite Punkt ist die Nachhaltigkeit. Es ist ja klar, dass der Vertrieb unserer Lieferanten bei anstehenden Projekten extrem bemüht ist, Kontakt sucht und wirklich unterstützend zur Seite steht. Was ich jedoch nicht mag, sind die Vertriebsmitarbeiter, die sich nur dann melden und Kontakt halten, wenn es um aktuelle Bedarfe geht. Ich erwarte nicht, dass die Repräsentanten unserer Lieferanten uns permanent persönlich „bespaßen“, aber dieser nachhaltige Dialog sollte aufrecht erhalten werden – gerne per Email, über Xing/LinkedIn oder telefonisch. Ich darf nochmal an unser Thema von vorhin erinnern – Trends, Entwicklungen und neue Themen werden oft durch solche Dialoge identifiziert.

Philipp Moder:
Das ist eine klare Ansage, Herr Reimes, danke Ihnen. So, nun haben wir es fast geschafft. Herr Reimes, Sie sind ein absoluter Profi-Einkäufer mit langjähriger Erfahrung in unterschiedlichen Industriesegmenten. Welchen Tipp geben Sie einem Studienabgänger bzw. Berufseinsteiger, der im Einkauf seine Karriere startet?

Michael Reimes:
Da gibt es einiges, einer der zentralsten Aspekte ist aus meiner Sicht aber sicherlich, dass der Einkauf generell keine kurzfristigen Geschäfte/Einsparungen fokussieren sollte. Moderner, erfolgreicher Einkauf zeichnet sich dadurch aus, dass er die Schulbuchstrategie mit Fokus auf den „Preis pro Stück“ ad acta legt und stattdessen die Gesamtkosten betrachten sollte. Genauso wie der Vertrieb das „Big Picture“ sehen sollte, gilt dies auch für den Einkauf. Es mag manchmal etwas aufwendiger sein, seine Lieferanten zu entwickeln, aber ich kann aus meiner Erfahrung nur bestätigen, dass sich dieser Ansatz bereits mittelfristig auszahlt.

Philipp Moder: 
Meine letzte Frage. Was ist Ihre tägliche Herausforderung und was ist Ihr tägliches Lieblings-Ritual?

Michael Reimes:
Weltpolitische Ereignisse checken sowie die Börsendaten (Index Öl), Spontan den Tag gestalten und auch mal in die Jour Fix Termine der Fachabteilungen gehen. Mein tägliches Lieblings-Ritual: Gemeinsames Mittagessen mit dem Einkaufsteam oder den Fachabteilungen zwecks Austausch und Vernetzung.

Philipp Moder:
Herr Reimes, ich danke Ihnen, es hat richtig Spaß gemacht mit Ihnen über dieses Thema zu sprechen, ich schätze Ihre Offenheit sehr. Ich wünsche Ihnen alles Gute und viel Erfolg bei der Umsetzung Ihrer vorseitig genannten Ziele.

Ende des Interviews vom Juni 2017.